Anbindungsanleitung
Bestellanforderung und automatische Bestellübermittlung aus Hivebuy nach SAP
Business One
Bevor die Anbindung eingerichtet werden kann, müssen folgende Bedingungen auf beiden Seiten erfüllt sein.
Navigiere in Hivebuy zu Einstellungen → Integrationen → SAP Business One.
Nach dem Speichern wird die Verbindung automatisch getestet. Bei Erfolg erscheint ein grüner Verbindungsstatus.
Hinweis zu Netzwerk/Firewall
Wenn SAP Business One hinter einer Unternehmens-Firewall betrieben wird, müssen die IP-Adressen der Hivebuy-Integration in den eingehenden Firewall-Regeln freigegeben werden. Die benötigten IPs werden im Hivebuy-Adminbereich angezeigt.
Nach erfolgreicher Verbindung läuft die Bestellübermittlung vollautomatisch ab:
Duplikatsprüfung
Hivebuy prüft, ob die genehmigte Bestellung in SAP B1 bereits vorhanden ist, um Doppelerfassungen zu verhindern.
Datenübertragung
Alle relevanten Felder werden übertragen: Lieferantenreferenz, erwartetes Lieferdatum sowie alle Bestellpositionen inkl. Custom Fields.
Bestellung in SAP B1 anlegen
Die Bestellung wird automatisch als Purchase Order angelegt. Dokumente und Anhänge aus Hivebuy werden als Attachments hinterlegt.
Statusrückmeldung
Hivebuy erhält eine automatische Rückmeldung – die Bestellung wird als „an SAP übermittelt" markiert.
Fehlerfall
Schlägt die Übertragung fehl (z.B. Verbindungsprobleme oder fehlende Pflichtfelder), wird der Administrator per E-Mail benachrichtigt. Die Bestellung verbleibt im Status „Übermittlung fehlgeschlagen" und kann manuell erneut übertragen werden.
Navigiere in Hivebuy zu Einstellungen → Integrationen → SAP Business One.
Hinweis zu Netzwerk/Firewall
Wenn SAP Business One hinter einer Unternehmens-Firewall betrieben wird, müssen die IP-Adressen der Hivebuy-Integration in den eingehenden Firewall-Regeln freigegeben werden. Die benötigten IPs werden im Hivebuy-Adminbereich angezeigt.
Bestimmte Lieferanten (z.B. Punch-Out-Kataloge wie Amazon Business oder Lyreco) sind von der automatischen SAP-Statusrückmeldung ausgenommen, da diese Bestellungen über eigene Übertragungswege laufen. Die Bestellung wird in SAP B1 dennoch angelegt – lediglich die Rückmeldung des Status an Hivebuy entfällt.
Test-Bestellung in Hivebuy anlegen und den vollständigen Genehmigungsworkflow durchlaufen
In SAP B1 unter Purchasing → Purchase Orders prüfen, ob die Bestellung korrekt angelegt wurde
Bestellstatus in Hivebuy kontrollieren – sollte als „übermittelt" markiert sein
Ggf. Anhänge in SAP B1 prüfen
Nach erfolgreichem Test kann die Integration für den produktiven Betrieb freigegeben werden.
Nach erfolgreichem Test kann die Integration für den produktiven Betrieb freigegeben werden.
Von der Anfrage zur Bestellung —
vollautomatisch
Mitarbeitende brauchen zu lange, um Einkäufe anzustoßen. Falsche Lieferanten werden gewählt, Rahmenverträge ignoriert, Freigaben bleiben liegen. Hivebuy's KI-Agenten übernehmen den gesamten Bedarfsanforderungsprozess.
Von der Anfrage zur Bestellung —
vollautomatisch
Anfragen per E-Mail
Keine Struktur, kein Tracking
Anfragen per E-Mail
Keine Struktur, kein Tracking
Anfragen per E-Mail
Keine Struktur, kein Tracking
Hivebuy löst das mit KI-Agenten, die Bedarfe automatisch erfassen, anreichern,
klassifizieren und in die richtigen Workflows leiten.