Auftragsverarbeitungsvereinbarung - Anlage KI

 

1. Gegenstand der Anlage

1.1 Diese Anlage regelt insbesondere die Transparenz- und Nutzerhinweise im Zusammenhang mit den KI-Komponenten und Funktionen von Hivebuy. Die KI-Funktionen sind nicht bestimmt für Entscheidungen, die nach anwendbarem Recht einer qualifizierten menschlichen Prüfung bedürfen oder die erhebliche, rechtliche, wirtschaftliche, persönliche oder gesundheitliche Folgen für natürliche Personen haben können.

1.2 Die KI-Funktionen dienen ausschließlich dazu, Nutzern einen erleichterten Zugang zu den von Hivebuy bereitgestellten oder vermittelten Inhalten zu ermöglichen. Dies umfasst insbesondere:

• das Auffinden und Zusammenführen relevanter Informationen aus Unternehmensdokumenten mittels natürlichsprachlicher Abfragen,
• die automatisierte Zusammenfassung von Dokumenten zur orientierenden Vorinformation,
• und die navigationale Unterstützung in umfangreichen Dokumenten- und Wissensbeständen.

1.3 Die KI-Funktionen sind ein Werkzeug zur Informationserschließung, nicht zur Entscheidungsfindung. Sie ersetzen weder die fachkundige Prüfung durch qualifiziertes Personal noch stellen sie eine verbindliche Auskunft, Empfehlung oder Handlungsanweisung dar.

2. Technische Funktionsbeschreibung (Leistungsbild)

Mitarbeiter des Kunden (folgend: „Nutzer") können über Hivebuy Bedarfe erfassen, Bestellanforderungen erstellen und über konfigurierbare Genehmigungsworkflows freigeben lassen, Bestellungen bei Lieferanten auslösen sowie Eingangsrechnungen prüfen und verarbeiten – alles über eine cloudbasierte SaaS-Plattform (EU-Hosting), die per Webbrowser sowie über Microsoft Teams und Slack zugänglich ist und bidirektional an ERP-Systeme angebunden werden kann.

3. Zweckbindung und zwingende Nutzungsgrenzen

3.1 Die KI-Funktionen dienen ausschließlich der Informationsauffindung, Navigation, Zusammenfassung und internen Wissensorganisation auf Basis der vom Kunden bereitgestellten oder angefragten Inhalte. Die KI-Funktionen sind ausdrücklich nicht bestimmt für:

• Ersatz für vorgeschriebene Dokumentenprüfungen durch geschultes Personal
• Verwendung als Rechtsauskunft oder Ersatz für rechtliche Prüfung durch qualifizierte Personen

3.2 Der Kunde ist verantwortlich, organisatorisch sicherzustellen, dass Nutzer KI-Ausgaben nicht als alleinige Entscheidungsgrundlage in den vorgenannten Bereichen verwenden. Dies umfasst mindestens die Schulung der Nutzer.

4. Verantwortlichkeiten & Rollen

4.1 Die Parteien sind sich einig, dass Hivebuy die KI-Funktionen als Bestandteil von Hivebuy bereitstellt. Der Kunde bleibt für die inhaltliche Governance (Kundeninhalte, Freigabeprozesse, Aktualität, interne Compliance) verantwortlich.

5. Transparenz- und Nutzerhinweise

5.1 Der Kunde stellt sicher, dass Nutzer vor der ersten Nutzung und während der Nutzung klar und in eindeutiger Weise darauf hingewiesen werden, dass sie mit einer KI interagieren und dass KI-Ausgaben fehlerhaft sein können.

5.2 KI-Ausgaben werden automatisiert erzeugt und können:

• ungenau, unvollständig, veraltet, widersprüchlich oder falsch sein,
• Inhalte „hinzuerfinden“ oder Zahlen/Parameter erfinden (Halluzinationen),
• Inhalte aus Kundeninhalten in neuer Form wiedergeben (einschließlich personenbezogener Daten).

5.3 Hivebuy schuldet keine bestimmte inhaltliche Richtigkeit von KI-Ausgaben. Geschuldet ist allein die Bereitstellung der KI-Funktionalität gemäß Leistungsbild. Der Kunde stellt sicher, dass Nutzer KI-Ausgaben vor Verwendung anhand der Originalquellen prüfen.

 

6. Datenverarbeitung

6.1 Kundeninhalte können personenbezogene Daten enthalten. Hivebuy verarbeitet diese nur nach Maßgabe des AVV und dieser Anlage.

7. Haftung

7.1 Hivebuy übernimmt keine Verantwortung dafür, dass KI-Ausgaben für individuelle kaufmännische Entscheidungen geeignet sein können. Eine solche Eignung ist nicht vom Zweck des KI-Systems umfasst und auch nicht geschuldet.