Indirekter Einkauf ➤ Definition, Optimierung & KPIs | Hivebuy

Indirekter Einkauf: Definition, Herausforderungen & Optimierung für moderne Teams

In jedem erfolgreichen Unternehmen stehen den Einnahmen zwangsläufig Ausgaben gegenüber. Doch während Abteilungen wie der Vertrieb meist im Rampenlicht stehen, wenn es um die Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit geht, schlummert der größte Hebel oft im Hintergrund: im Einkauf.

Dabei ist Einkauf nicht gleich Einkauf. Während die direkte Beschaffung von Rohstoffen meist streng überwacht wird, fliegt ein riesiger Bereich oft unter dem Radar. Die Rede ist vom indirekten Einkauf. Obwohl ihm im hektischen Alltag oft nicht die nötige Aufmerksamkeit geschenkt wird, birgt genau dieser Bereich enorme Chancen. Wer seine indirekte Beschaffung strategisch angeht und moderne E-Procurement-Lösungen nutzt, kann nicht nur massiv Kosten senken, sondern auch die Effizienz seiner gesamten Organisation spürbar steigern.

Das Wichtigste in Kürze

• Der indirekte Einkauf umfasst alle Güter und Dienstleistungen, die für den laufenden Betrieb notwendig sind, aber nicht direkt in das Endprodukt fließen.
• Da dieser Bereich oft bis zu 40 Prozent des gesamten Einkaufsvolumens ausmacht, bietet er Unternehmen ein enormes Potenzial für strategische Kostensenkungen und spürbare Effizienzsteigerungen.
• Ohne eine zentrale Steuerung entstehen häufig unkontrollierte Ausgaben durch einzelne Fachabteilungen, was die internen Prozesskosten unnötig in die Höhe treibt.
• Durch den Einsatz moderner E-Procurement-Lösungen lassen sich Beschaffungsprozesse vollständig digitalisieren, Freigabe-Workflows automatisieren und eine maximale Transparenz über alle Ausgaben herstellen.

Was ist der indirekte Einkauf?

Um den Begriff greifbar zu machen, hilft ein einfaches Gedankenexperiment: Stellen Sie sich eine Möbelmanufaktur vor. Wenn der Einkäufer dort Holz, Schrauben und Leim bestellt, handelt es sich um den direkten Einkauf. Diese Materialien und Rohstoffe werden unmittelbar für die Herstellung der Erzeugnisse benötigt und fließen direkt in die Produkte ein.

Der indirekte Einkauf, im Fachjargon oft Indirect Procurement genannt, beschreibt hingegen die Beschaffung all jener Ressourcen, die für den Fortbestand und den reibungslosen Betrieb des Unternehmens zwingend erforderlich sind, aber nicht Teil des Endprodukts werden.

Obwohl diese Güter und Dienstleistungen quasi "nur" unterstützende Funktionen haben, sind sie das Schmieröl im Getriebe jeder Firma. Fehlen sie, steht die Arbeit still. Die große Herausforderung beim indirekten Einkauf liegt in seiner Komplexität: Einkaufsabteilungen müssen hier oft die unterschiedlichsten Anforderungen aus unzähligen Fachabteilungen bündeln und pflegen dabei Beziehungen zu einer extrem hohen Anzahl an Lieferanten. Genau diese Zersplitterung der Einkaufsaktivitäten macht die Steuerung so anspruchsvoll.

Typische Güter und Dienstleistungen im indirekten Einkauf

Die Warengruppen in der indirekten Beschaffung sind extrem vielfältig. Sie reichen vom simplen Erwerb von Verbrauchsmaterialien bis hin zu komplexen Verträgen. Um das greifbarer zu machen, sind hier einige klassische Beispiele für indirekte Ausgaben, die in fast jedem Betrieb anfallen:

Was ist der Unterschied zwischen direktem und indirektem Einkauf?

Der entscheidende Unterschied liegt im Endprodukt. Während der direkte Einkauf Materialien für die Herstellung der eigenen Erzeugnisse beschafft, sichert die indirekte Beschaffung den reibungslosen internen Betrieb ab.

Beim direkten Einkauf dreht sich alles um die Produktion. Hier pflegt die Einkaufsabteilung meist enge, strategische Beziehungen zu wenigen Stammlieferanten. Das primäre Ziel ist es, jedes Risiko für einen Produktionsstopp auszuschließen.

Der indirekte Einkauf unterstützt hingegen die Mitarbeiter im Hintergrund. Die eingekauften Waren – vom Büromaterial bis hin zu komplexen IT-Services – landen nicht im fertigen Produkt. Die Herausforderung: Fachabteilungen bestellen diese Dinge oft dezentral bei hunderten verschiedenen Lieferanten. Dieser fragmentierte Einkaufsprozess treibt die internen Prozesskosten in die Höhe und birgt ein enormes Optimierungspotenzial für moderne Einkaufsteams.

Die Bedeutung und strategische Relevanz des indirekten Einkaufs

Warum sollte ein wachsendes Unternehmen seinen Fokus auf den Kauf von Büromaterial oder IT-Services richten? Die Antwort liegt in der schieren Masse. Die Bedeutung des indirekten Einkaufs für die langfristige Wettbewerbsfähigkeit wird oft drastisch unterschätzt. Im Durchschnitt machen diese dezentralen Ausgaben rund 20 bis 40 Prozent des gesamten Einkaufsvolumens einer Organisation aus.

Lange Zeit galten diese unterstützenden Funktionen als reines Verwaltungsthema. Doch wenn Fachabteilungen ihre Budgets ohne zentrale Steuerung verwalten, entstehen unbemerkt enorme versteckte Kosten durch ineffiziente Prozesse und ungenutzte Skaleneffekte. Ein strategisch aufgestelltes Indirect Procurement ändert genau das: Moderne Einkaufsteams machen aus einem unübersichtlichen Kostentreiber einen echten Werttreiber. Sie schützen die Liquidität, minimieren Compliance-Risiken und schaffen den finanziellen Freiraum, den das Unternehmen für sein eigentliches Kerngeschäft benötigt.

Ziele des indirekten Einkaufs

Um dieses Potenzial zu heben, muss die Beschaffung von einer reinen Bestellabwicklung zu einer strategischen Instanz werden. Ein professionell aufgestellter indirekter Einkauf verfolgt dabei klare, messbare Ziele:

1. Sichtbarkeit und Transparenz schaffen: Das primäre Ziel ist es, den "Blindflug" bei den Ausgaben zu beenden. Jeder ausgegebene Euro muss einer Kostenstelle und einem klaren Budget zugeordnet werden können.
2. Prozesskosten drastisch senken: Der Weg von der Bedarfsanforderung bis zur bezahlten Rechnung verschlingt oft mehr Geld als das eigentliche Produkt. Durch automatisierte Freigaben und digitale Workflows wird diese Effizienz massiv gesteigert.
3. Harte Einsparungen realisieren: Durch die strategische Bündelung von Lieferanten, das Aushandeln von Rahmenverträgen und das konsequente Verhindern teurer Spontankäufe lassen sich direkte Kostensenkungen erzielen.
4. Compliance und Risikominimierung: Es muss sichergestellt werden, dass alle Einkäufe den internen Richtlinien entsprechen und nur bei geprüften, zuverlässigen Lieferanten bestellt wird.
5. Messbarkeit durch Kennzahlen: Die Einführung klarer KPIs ermöglicht es, den Erfolg der Einkaufsabteilung datenbasiert zu bewerten und kontinuierlich zu optimieren.

Die Rolle des C-Teile-Managements im indirekten Einkauf

Ein besonderer Fokus liegt im indirekten Einkauf auf dem sogenannten C-Teile-Management. C-Teile sind Materialien oder Produkte mit einem sehr geringen Warenwert, aber einem extrem hohen Beschaffungsaufwand. Ein klassisches Beispiel sind spezielle Schrauben für die Instandhaltung oder Druckerpatronen für das Büro.

Das Problem: Oft kostet der manuelle Beschaffungsprozess – von der E-Mail-Anfrage über die Freigabe bis zur Rechnungsprüfung – mehr als das eigentliche Produkt. Das treibt die internen Kosten unnötig in die Höhe. Die Lösung für diese Herausforderung ist die konsequente Digitalisierung.

Moderne Einkaufssoftware für Ihr Unternehmen bietet die Option, C-Teile über vorab freigegebene Lieferantenkataloge quasi auf Knopfdruck zu bestellen. Diese Automatisierung reduziert den administrativen Aufwand drastisch, steigert die Effizienz und sorgt dafür, dass sich die Einkäufer wieder auf strategische Aufgaben konzentrieren können.

Zuständigkeit und Organisation: Wer steuert den indirekten Einkauf?

In den meisten Unternehmen wächst der indirekte Einkauf historisch bedingt als reine Nebenbei-Aufgabe heran. Wer steuert also diesen geschäftskritischen Bereich? Oft gibt es darauf keine eindeutige Antwort. Mitarbeiter aus unterschiedlichen Fachabteilungen übernehmen die Beschaffungsprozesse für ihren eigenen Bedarf einfach selbst. Diese dezentrale Organisation führt jedoch zwangsläufig zu Intransparenz, da die professionelle Einkaufsabteilung komplett umgangen wird und wichtige Informationen verloren gehen.

Ein moderner und erfolgreicher Ansatz kombiniert hingegen zentrale Steuerung mit dezentraler Handlungsfreiheit. Strategische Einkäufer verhandeln die Rahmenverträge, prüfen die Lieferanten und definieren klare Budgets sowie Einkaufsrichtlinien. Die eigentliche operative Bestellung übernehmen die Mitarbeiter der Fachabteilungen dann selbstständig – allerdings ausschließlich über geführte E-Procurement-Lösungen. Diese clevere Aufgabenverteilung entlastet alle beteiligten Funktionen, sichert die Einhaltung der Regeln und bündelt das Bestellvolumen bei bevorzugten Partnern.

Der klassische Ablauf: Prozessschritte im indirekten Einkauf

Ein reibungsloser, digitaler Einkaufsprozess ist das Rückgrat einer effizienten Beschaffung. Wenn Unternehmen ihre indirekten Einkaufsaktivitäten strukturieren, folgen sie in der Regel einem standardisierten Procure-to-Pay-Zyklus. Die folgenden Prozessschritte zeigen den optimalen, fehlerfreien Ablauf von der ersten Idee bis zur finalen Verbuchung:

1. Bedarfsanforderung (Purchase Requisition): Ein Mitarbeiter meldet den Bedarf für bestimmte Waren oder Dienstleistungen an. Im Idealfall geschieht dies direkt über eine intuitive Bestellplattform.
2. Prüfung und Freigabe (Approval Workflow): Das System leitet die Anforderungen automatisch an den zuständigen Vorgesetzten oder Budgetverantwortlichen weiter. Dieser prüft die Anfrage und erteilt die Genehmigung anhand transparenter Richtlinien.
3. Bestellauslösung (Purchase Order): Nach der erfolgreichen Freigabe wird eine rechtsverbindliche Bestellung generiert und sofort digital an den ausgewählten Lieferanten übermittelt.
4. Wareneingang und Leistungserbringung: Die bestellten Produkte werden geliefert oder die angeforderten IT Services erbracht. Der anfordernde Mitarbeiter bestätigt den Erhalt der Leistung digital im System.
5. Rechnungsprüfung und Zahlung: Die eingehende Rechnung wird im letzten Schritt automatisch mit der ursprünglichen Bestellung und der Wareneingangsmeldung abgeglichen. Stimmen alle Daten überein, wird die Rechnung ohne manuellen Aufwand zur Zahlung freigegeben.

Typische Herausforderungen im indirekten Einkauf

Der indirekte Einkauf kämpft in vielen Unternehmen mit historisch gewachsenen, dezentralen Strukturen. Ohne smarte Technologien und klare Regeln entstehen im Beschaffungsalltag schnell unübersichtliche Kostenfallen. Diese binden wertvolle Ressourcen, belasten das Budget und bremsen die Effizienz der gesamten Einkaufsteams massiv aus.

Die Kostenfalle Nummer 1 : Was ist Maverick Buying?

Maverick Buying – auch „wilde Beschaffung“ genannt – bezeichnet den eigenmächtigen Erwerb von Waren oder Dienstleistungen durch Mitarbeiter – komplett an der offiziellen Einkaufsabteilung vorbei. Oft bestellen Fachabteilungen schnell benötigten Bürobedarf oder IT Services einfach selbst auf Firmenrechnung, weil ihnen die offiziellen Prozesse zu langsam oder zu kompliziert sind. Dieses Verhalten umgeht hart verhandelte Rahmenverträge, hebelt interne Compliance-Richtlinien aus und vernichtet durch entgangene Einsparungen bares Geld für den Betrieb.

Kostenfalle 2: Fehlende Transparenz und unklare Budgets

Wenn Informationen über getätigte Bestellungen erst Wochen später mit der Eingangsrechnung in der Buchhaltung auftauchen, ist es für eine proaktive Steuerung längst zu spät. Diese mangelnde Transparenz bei den indirekten Ausgaben macht es für Manager nahezu unmöglich, ihre Budgets in Echtzeit zu überwachen. Das Risiko für unbemerkte Budgetüberschreitungen und finanzielle Engpässe steigt dadurch enorm an.

Kostenfalle 3: Fragmentierte Lieferanten und manuelle Prozesse

Ohne zentrale E-Procurement-Lösungen wächst die Anzahl der Lieferanten im Unternehmen unkontrolliert an. Die administrative Pflege tausender verschiedener Kreditoren für seltene, kleine Einkaufsaktivitäten verschlingt extrem viel Zeit. Gleichzeitig sorgen komplexe manuelle Excel-Listen und fehlende digitale Freigabe-Workflows für Frustration bei den Mitarbeitern und machen den gesamten Einkaufsprozess unnötig fehleranfällig und träge.

Wie kann man den indirekten Einkauf optimieren?

Um den indirekten Einkauf nachhaltig zu optimieren, ist es entscheidend, dass der operative Einkauf zentralisiert und konsequent digitalisiert wird. Erfolgreiche Ansätze basieren darauf, den Mitarbeitern das Bestellen so einfach wie möglich zu machen, ohne dabei die Kontrolle über die Ausgaben zu verlieren. Die folgenden Maßnahmen heben das volle Optimierungspotenzial und entlasten die Einkaufsteams sofort:

• Einführung von E-Procurement-Lösungen: Digitale Plattformen automatisieren manuelle Prozesse. Sie bieten die Option, Einkäufe über intuitive Kataloge abzuwickeln und leiten Freigaben automatisch an die richtigen Personen weiter.
• Guided Buying etablieren: Mitarbeiter werden durch den digitalen Einkaufsprozess geführt. Sie sehen nur vorab verhandelte Produkte von geprüften Lieferanten. Das minimiert Fehler und stärkt die Compliance.
• Lieferantenkonsolidierung: Die drastische Reduzierung der Lieferanten bündelt das Einkaufsvolumen. Das ermöglicht bessere Konditionen, höhere Einsparungen und senkt den Aufwand in der Buchhaltung.

Messbar erfolgreich: Kennzahlen (KPIs) im indirekten Einkauf

Bauchgefühl reicht für die Steuerung der Beschaffung nicht aus. Um die Verbesserung im Unternehmen sichtbar zu machen und fundierte Entscheidungen zu treffen, benötigen Manager belastbare Informationen. Moderne Einkaufsabteilungen nutzen daher spezifische Kennzahlen, um die Effizienz ihrer Einkaufsaktivitäten datenbasiert zu messen:

Software und E-Procurement-Lösungen für den indirekten Einkauf

Viele Unternehmen versuchen noch immer, ihre dezentralen Bestellungen über endlose E-Mail-Ketten und unübersichtliche Excel-Tabellen zu steuern. Doch diese manuellen Ansätze stoßen im modernen Arbeitsalltag schnell an ihre Grenzen. Die einzig skalierbare Antwort auf die wachsende Komplexität im indirekten Einkauf sind smarte Software und E-Procurement-Lösungen.

Diese digitalen Plattformen revolutionieren den gesamten Beschaffungsprozess. Statt mühsam Freigaben hinterherzutelefonieren, digitalisiert eine moderne Software den kompletten Workflow – von der ersten Bedarfsanforderung bis zur Verbuchung der Rechnung. Mitarbeiter profitieren dabei von einem benutzerfreundlichen Einkaufserlebnis, das an gängige private Onlineshops erinnert. Braucht das Team neue IT Services oder Büromaterial? Ein kurzer Blick in den freigegebenen digitalen Katalog genügt. Die Bestellung wird im Anschluss völlig automatisch an den richtigen Genehmiger im Unternehmen weitergeleitet.

Innovative Lösungen wie Hivebuy setzen genau bei diesen Pain Points an. Sie bieten agilen Organisationen eine intuitive Plattform, die sämtliche Einkaufsaktivitäten zentralisiert. Während klassische Legacy-Systeme oft extrem langwierige Implementierungsphasen erfordern, fokussieren sich moderne Cloud-Tools auf höchste Nutzerakzeptanz und eine nahtlose Integration in bestehende ERP-Systeme. Das Ergebnis für moderne Einkaufsteams: Sie gewinnen die volle Kontrolle über ihre Budgets zurück, setzen Best Practices mühelos im gesamten Betrieb um und treiben die nachhaltige Digitalisierung ihrer indirekten Beschaffung erfolgreich voran.

Fazit

Der indirekte Einkauf wird in vielen Unternehmen noch immer unterschätzt. Doch wer die strategische Bedeutung dieses Bereichs erkennt, verwandelt einen unübersichtlichen Verwaltungsakt in einen echten Wettbewerbsvorteil. Die konsequente Digitalisierung der Beschaffungsprozesse ist dabei der entscheidende Hebel, um versteckte Kosten aufzudecken und die interne Effizienz zu maximieren.

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