Vertrauen ist alles: Wie Aaron Hundsdörfer den Einkauf bei einem Schweizer CleanTech-Startup aufbaut

Wer ist Aaron Hundsdörfer?

Aaron Hundsdörfer ist Purchasing and Logistics Specialist bei Oxyle – einem Schweizer CleanTech-Startup, das sich auf die Eliminierung von PFAS-Ewigkeitschemikalien aus Abwasser und Grundwasser spezialisiert hat. Mit seiner Technologie zerstört Oxyle diese persistenten Schadstoffe vollständig – eine Mission mit globaler Relevanz.

Aarons Weg in den Einkauf verlief alles andere als geradlinig. Ein BWL-Studium mit Schwerpunkten in Logistik und Supply Chain Management, erste Praxiserfahrung bei einem Tech-Startup mit Scanner-Produkten – und dann landete der Einkauf, wie er selbst sagt, „durch die Hintertür" auf seinem Schreibtisch. Und er mochte es.

Als die Stelle bei Oxyle ausgeschrieben wurde, die Logistik und Einkauf vereint, war für ihn klar: Das ist die Herausforderung, die er sucht.

Einkauf im Startup: Zwischen Elektrobauteilen und Industrieanlagen

Was macht den Einkauf bei einem wachsenden Deep-Tech-Unternehmen so besonders? Die extreme Bandbreite. Bei Oxyle reicht das Spektrum von Elektrobauteilen im Centbereich für das Engineering-Team bis hin zu kapitalintensiven, individualisierten Wasseraufbereitungsanlagen.

Dazu kommen hochqualifizierte Kolleginnen und Kollegen aus Forschung, Labor und Engineering, die alle sehr spezifische Anforderungen an ihre Materialien mitbringen – Anforderungen, die Aarons fachliche Kompetenz in vielen Fällen übersteigen.

„Die Herausforderung ist es, die Kompetenzen und das Know-how der Kollegen so zu nutzen, dass wir im Einkauf davon profitieren können."

Das ist ein wichtiger Mindset-Shift: Der Einkäufer als Enabler, nicht als Kontrollinstanz. Aaron hört zu, fragt nach, baut auf das Fachwissen der anderen auf – und sorgt dafür, dass Prozesse funktionieren.

Dezentraler Einkauf mit zentraler Kontrolle – wie Oxyle das löst

Vor der Einführung von strukturierten Einkaufsprozessen lief vieles über die Fachbereiche selbst. Das ist in frühen Startup-Phasen normal – und sinnvoll. Doch mit wachsendem Team und steigendem Bestellvolumen entsteht schnell das Risiko von Doppelbestellungen, fehlenden Budgetdaten und unkontrollierten Ausgaben.

Aarons Lösung: Ein hybrides Modell.

• Fachbereiche identifizieren den Bedarf, recherchieren Lieferanten und geben Informationen (Links, Angebote) ins System ein.
• Aaron behält die Übersicht, schließt die Bestellungen ab und ist der einzige, der die finale Bestellung auslöst.
• Für Laborbedarfe mit höherem Volumen verhandelt er Rahmenverträge direkt mit Lieferanten.

Das Tool, das diesen Prozess trägt: Hivebuy. Seit Mitte 2024 nutzt Oxyle die Plattform, um Bestellanfragen zu zentralisieren, Ausgaben zu tracken und die Grundlage für spätere Datenanalysen zu schaffen.

„Wir wollen die Daten, die wir im Einkauf produzieren, auch für uns bestmöglich nutzen können."

Lieferantenbewertung, Analyse von Lieferzeiten, Identifikation von Einsparpotenzialen – das sind die nächsten Schritte, die Aaron für Oxyle plant.

Tipp für den Aufbau eines Einkaufs von Null: Erst beobachten, dann gestalten. Aaron empfiehlt, zunächst zu verstehen, wie Prozesse aktuell laufen, bevor man Änderungen einführt – und dabei gezielt die Beteiligten zu befragen: Was stört? Was soll bleiben? Erst dann folgt die Tool-Auswahl.

Der Schweizer Markt: Was man vom Nachbarland lernen kann

Als einer der wenigen deutschen Einkäufer, die über den Schweizer Markt aus der Praxis berichten können, hat Aaron interessante Beobachtungen gemacht.

Stärken des Schweizer Markts:

• Sehr hohe Lieferzuverlässigkeit und kurze Lieferzeiten bei lokal verfügbaren Waren (teilweise Lieferung am nächsten Vormittag)
• Größere Individualität in Lieferantenbeziehungen durch kleineres Marktvolumen
• Hohe Flexibilität der Lieferanten bei Sonderwünschen

Herausforderungen:

• Artikel, die nicht in der Schweiz gelagert sind, kommen meist aus Deutschland – mit Lieferzeiten von bis zu vier Wochen je nach Händler
• Zollabwicklung bei individualisierten Produkten (z. B. Einzelanlagen) erfordert klare Dokumentation und Erfahrung
• Proaktive Kommunikation mit Lieferanten nötig, um Verfügbarkeiten langfristig zu sichern

„Eine sehr gute Anpassungsfähigkeit der Lieferanten besteht – einfach weil der Schweizer Markt vom Volumen her kleiner ist."

Die Lesson für alle: Starke Lieferantenbeziehungen zahlen sich aus – und können strukturelle Nachteile wie längere Lieferwege ausgleichen.

Nachhaltigkeit im Einkauf: Mehr als ein Buzzword

Bei einem Unternehmen, das PFAS aus dem Wasser holt, ist Nachhaltigkeit kein Marketing-Thema. Sie ist Teil der DNA.

Im Einkauf bedeutet das bei Oxyle konkret:

• Bevorzugung lokaler Schweizer Lieferanten wo möglich
• Einkauf aus nachhaltigen Materialien
• Konsequentes Bestandsmanagement bei Chemikalien, um Entsorgung zu vermeiden

„Ich glaube, dieser Fokus auf die Umwelt kommt von ganz alleine, wenn man das Unternehmen gesund entwickelt und gesund führt."

Aaron sieht Nachhaltigkeit und wirtschaftliches Handeln nicht als Gegensatz, sondern als zwei Seiten derselben Medaille. Wer Ressourcen schont, spart auch Kosten – und reduziert Risiken.

Zukunft des Einkaufs im wachsenden Tech-Unternehmen

Wie verändert sich Einkauf, wenn ein Unternehmen wächst? Aarons Antwort: Stück für Stück – und immer im Gleichschritt mit der Unternehmensentwicklung.

Konkret denkt er über folgende Entwicklungen nach:

• Datennutzung: Die Bestelldaten, die heute gesammelt werden, sollen morgen echten Mehrwert liefern – durch Lieferantenbewertungen, Kostenanalysen und bessere Planung.
• Team-Erweiterung: Bei größeren Kundenprojekten wird Unterstützung benötigt – idealerweise mit technischem oder chemischem Hintergrund, um die Fachbereiche noch besser zu verstehen.
• Langfristige Prozessplanung: Nicht nur für die nächsten Monate denken, sondern Strukturen schaffen, die mit dem Unternehmen skalieren.

Was macht einen echten Procurement Hero aus?

Aarons Antwort auf unsere Signature-Frage war eindeutig:

„Vertrauen. Im Einkauf muss man Vertrauen haben in alle Menschen, die da beteiligt sind – Kollegen und Lieferanten gleichermaßen."

Er ist überzeugt: Wer Vertrauen schafft, reduziert Reibung, verhindert Fehler und öffnet Türen – zu besseren Konditionen, schnelleren Lieferzeiten und ehrlicherer Kommunikation.

Und Vertrauen funktioniert nur in beide Richtungen: als Einkäufer vertrauenswürdig sein und den Lieferanten gegenüber als verlässlicher Partner auftreten.

Key Learnings

• Einkauf durch die Hintertür: Nicht jeder Einkaufsprofi hat einen klassischen Einstieg – Logistik und Supply Chain sind starke Brücken.
• Erst beobachten, dann gestalten: Neue Einkaufsprozesse einzuführen gelingt besser, wenn man vorher zuhört, was wirklich gebraucht wird.
• Zentralisierung lohnt sich: Auch bei kleinen, dezentralen Bedarfen schafft ein zentrales Bestellsystem Transparenz und Datenbasis.
• Lieferantenvertrauen ist ein Wettbewerbsvorteil: Gute Beziehungen zahlen sich aus – in Flexibilität, Verfügbarkeit und Information.
• Nachhaltigkeit und Wirtschaftlichkeit sind kein Widerspruch: Ressourcenschonung ist oft auch Kostenschonung.
• Kleine Erfolge feiern: Im Startup-Umfeld ist es wichtig, zurückzublicken und Fortschritte sichtbar zu machen.

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