Bank, Medien- und Multimediahaus, Digitalagentur, Industrie und heute Healthcare: Der Werdegang von Thomas Muth zeigt, wie übertragbar Einkaufskompetenz zwischen Branchen ist. Heute verantwortet er als Head of Procurement bei der PIMA Health Group den Einkauf eines Anbieters für betriebliches Gesundheitsmanagement, Betriebsmedizin und Arbeitssicherheit, der deutschlandweit an rund 34 Standorten aktiv ist.
Die Besonderheit: PIMA ist ein People Business. Der wichtigste Wertschöpfungsfaktor sind die Menschen, nicht Material. Der Direct Spend ist damit das Personal, alles andere ist Indirect Spend und liegt bei Thomas. Er ist, wie er selbst sagt, für alles zuständig, was Geld kostet, mit Ausnahme von HR.
Was ändert sich, wenn der Einkauf nicht direkt in der Wertschöpfungskette steckt? Für Thomas ist die Antwort klar: Der Einkauf wird zum Enabler. Er sorgt dafür, dass die Kolleginnen und Kollegen im Außendienst, in den betriebsmedizinischen Zentren und in der Verwaltung alles haben, um ihre eigentliche Arbeit zu machen.
„Unsere Hauptaufgabe ist es, die Leute in Wertschöpfung zu kriegen.“
Thomas Muth, PIMA Health Group
Gleichzeitig bleiben die Erfolgsparameter dieselben wie im klassischen Einkauf: Auch bei PIMA gibt es jährliche Einsparziele, auch hier belasten Sachkosten die P&L. Der Unterschied liegt in der Planbarkeit. Ohne Stücklisten und Bedarfsplanung kommen viele Bedarfe überraschend. Das erfordert, in Thomas' Worten, etwas mehr Lockerheit in der Hüfte und mehr Schwung im Alltag.
PIMA ist im letzten Jahrzehnt von einer lokalen Praxis zu einem nationalen Anbieter gewachsen, zeitweise mit sieben neuen Standorten in einem einzigen Jahr. In so einer Struktur hat jeder Standort eigene Bedarfe, die aus der individuellen Perspektive immer gerechtfertigt erscheinen. Die Aufgabe des Einkaufs: Sachkosten im Griff behalten, sinnvolle Bedarfe ermöglichen und bei allem anderen auch mal Nein sagen.
„Meine Idealvorstellung wäre: Wir machen 80 Prozent Service und 20 Prozent Governance. Wenn wir ehrlich sind, ist das gerade in so einer Wachstumsphase manchmal auch andersrum.“
Thomas Muth
Thomas spricht offen darüber, dass der Einkauf in dieser Rolle intern auch mal der Buhmann ist. Sein erklärtes Ziel: dieses Bild drehen. Der Weg dahin führt über bessere Prozesse, klare Kommunikation über das interne Intranet, quartalsweise User Groups mit den Anwendern und FAQs, die wiederkehrende Fragen abfangen. So wird aus Governance spürbarer Service.
Ein zentrales Vehikel auf diesem Weg ist die Digitalisierung des Procure-to-Pay-Prozesses. PIMA ist vor wenigen Wochen mit Hivebuy live gegangen, mit einem klaren OKR: die Lead Time im P2P-Prozess drastisch senken. Der erste Prozessabschnitt von Demand to Order zeigt bereits messbare Ergebnisse.
„Ich habe jetzt ein Ding, mit dem ich mich beschäftigen muss. Nicht 17 Tools, nicht 17 Shopzugänge. Das ist der Gamechanger schlechthin.“
Thomas Muth
Entscheidend war für Thomas der user-zentrierte Ansatz: ein Einkaufssystem, das auch Menschen ohne Einkaufshintergrund intuitiv bedienen können. Denn bei über 30 Mikro-Standorten bestellen vor allem Nicht-Einkäufer. Die Anwender bekommen ein klares Gateway, Transparenz über den Status ihrer Anfragen und einen Prozess, der sich weitgehend selbst erklärt.
Der nächste Schritt: den hinteren Teil des Prozesses gemeinsam mit der Buchhaltung verkürzen. Dafür hat das Team rund ein Dutzend Maßnahmen definiert, von der Aufnahme weiterer Leistungen in das System bis zum Ausbau des Happy Flow, bei dem Bestellung, Wareneingang und Rechnung automatisiert zusammenfinden. Die Verknüpfung von Hivebuy mit d.velop für den Rechnungsworkflow ist dabei ein zentraler Baustein.
Von der Prozessfrage kommen Bettina und Thomas zur Organisationsfrage. In vielen Unternehmen sitzt der Einkauf in einem Stockwerk und die Buchhaltung zwei Etagen darüber, obwohl beide im selben Prozess arbeiten. Agil interpretiert wäre das nichts anderes als ein gemeinsamer Procure-to-Pay-Tribe.
„Warum hocken die nicht an einem Tisch? Wieso klären die nicht, auch wenn es ein virtueller Tisch ist, gemeinsam ihre Themen?“
Thomas Muth
Bettina kennt das Muster aus ihrer eigenen Zeit auf der Finanzseite: Die besten Prozesse entstanden dort, wo Einkauf und Finance eng zusammengearbeitet haben. Bei PIMA ist der Gedanke, das Organisationsdesign entsprechend weiterzuentwickeln, bereits Teil der Überlegungen. Thomas' Fazit: Man muss mutig sein und darf sich nicht in alten Abteilungsdefinitionen verfangen.
Beim Blick nach vorn bleibt Thomas pragmatisch: Eingekauft, verbucht und bezahlt wird auch in Zukunft. Zunehmen werden vor allem Regularien und Dokumentationspflichten, gerade im medizinischen Umfeld. Auch ein schwieriges Marktumfeld, in dem nicht jeder Lieferant jede Krise übersteht, wird den Einkauf beschäftigen.
Deutlicher wird er bei einer verbreiteten Fehlannahme über den modernen Einkauf: dem Silodenken. Wer sich selbst für zu wichtig hält und nur im eigenen Silo plant, wird zum Risiko für das Gesamtergebnis. Das gilt für den Einkauf genauso wie für jede andere Funktion.
„Man kann progressiv sein und ambitioniert, alles cool. Aber ein klein bisschen Demut ab und zu, dass der andere auch einen guten Job macht, das tut dem Einkauf gut.“
Thomas Muth
Die Signature-Frage des Podcasts beantwortet Thomas mit einem Augenzwinkern: Ein echter Procurement Hero macht erst einmal seinen Job, ohne sich selbst das Hero-T-Shirt anzuziehen. Dahinter steckt seine Kernbotschaft:
Die ganze Folge mit Thomas Muth gibt es jetzt auf Spotify, Apple Podcasts und YouTube. Reinhören lohnt sich, allein schon für die Philosophie-Ecke.
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