Automatisierung im Einkauf: Wie Harald Röbig bei rebuy den Einkauf zum Dienstleister macht

Was haben ein Elektrotechnikstudium in Budapest, Klimaanlagen für Autos und gebrauchte Kinderbücher gemeinsam? Sie alle sind Stationen auf dem Weg von Harald Röbig. Heute verantwortet er bei der rebuy recommerce GmbH als Head of Procurement, Supply Chain und Infrastructure den direkten und indirekten Einkauf, die Transportlogistik und die Infrastruktur eines führenden ReCommerce-Unternehmens.

In Folge 9 von ProcurementHeroes spricht er mit Hivebuy-Gründerin Bettina Fischer darüber, warum Automatisierung im Einkauf vor allem damit beginnt, anderen das Leben leichter zu machen, wie rebuy ein französisches Unternehmen einkaufsseitig integriert hat und welche Trends den Einkauf in den nächsten Jahren prägen werden.

Vom Elektrotechniker zum Einkaufschef: ein ungewöhnlicher Karriereweg

Haralds Weg in den Einkauf beginnt mit der Liebe. Gemeinsam mit seiner heutigen Frau zieht er für die ersten zwei Jahre seines Elektrotechnikstudiums nach Budapest, schließt sein Diplom später in Berlin ab und schiebt einen Master of Science in Human Centered Systems in Birmingham dazwischen. Mensch-Maschine-Interaktion, Hardware und Software als ein System: Diese Denkweise zieht sich durch seine gesamte Laufbahn.

Nach zehn Jahren bei einer VW-Tochter, wo er sich um Klimatisierung und Bediensoftware im Auto kümmert, wechselt er zu rebuy. Dort ist er inzwischen seit rund zehn Jahren und bereits in seiner dritten Rolle:

• Product Manager: Aufbau der Automatisierung in den Warehouses, Einführung von Verpackungsmaschinen und einer digitalen Pick-App, Warenverfolgung über mehrere Standorte
• Senior Manager Operations Strategy: Logistik als Gesamtprodukt denken, mit Carriern, Prozessen und Menschen für ein besseres Kundenerlebnis
• Head of Procurement, Supply Chain und Infrastructure: seit letztem Jahr verantwortlich für den Einkauf

Als ihm die Einkaufsrolle angeboten wurde, war er selbst überrascht:

„Meine erste Antwort war: Darauf wäre ich nicht gekommen.“ Harald Röbig

Dabei kannte Harald den Einkauf längst, nur von der anderen Seite. Maschinen, Versanddienstleister, Packaging: Große Verträge gehörten schon in der Logistik zu seinem Alltag. Die Frage „Warum braucht der Einkauf eigentlich so lange?“ hatte er sich selbst oft gestellt. Genau dieser Perspektivwechsel macht ihn heute zu einem Einkäufer, der die Bedürfnisse der Fachbereiche aus erster Hand versteht.

Einkauf bei rebuy: von Ersatzteilen bis zur Warenwirtschaft

rebuy kauft gebrauchte Bücher, Medien und Elektronik an, bereitet sie auf und verkauft sie weiter. Haralds Team verantwortet dabei nicht nur den indirekten Einkauf, sondern auch einen besonderen Teil des direkten Einkaufs: Ersatzteile und Zubehör. Denn rebuy möchte möglichst viele Produkte am Leben erhalten. Ein eigenes Team sucht deshalb gezielt nach Bezugsquellen, vom Ladegerät bis zur gerne verlorenen Linsenabdeckung einer Kamera.

Damit diese Teile in den Warehouses sauber bearbeitet werden können, verbindet rebuy sein Procurement-System Hivebuy mit der eigenen Warenwirtschaft und dem ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central. Bestell- und Rechnungsabwicklung laufen über Hivebuy, die Zuordnung der Ware, also etwa die Kappe zurück zur richtigen Kamera, übernimmt die interne Warenwirtschaft.

Intern ist Harald außerdem so etwas wie das wandelnde Netzwerk von rebuy. Neuen Kolleginnen und Kollegen bietet er an:

„Wenn ihr nicht wisst, wen ihr fragen sollt, dann kommt doch einfach.“ Harald Röbig

Seine Erfahrung: Oft reicht es, kurz zu den richtigen Leuten zu gehen. Die freuen sich meistens sogar, weil am Ende alles besser läuft.

Lieblingsautomatisierung: Warum ein interner Ansprechpartner alles verändert

Auf die Frage nach seiner Lieblingsautomatisierung nennt Harald kein großes Tool, sondern eine Umstellung mit großer Wirkung. Früher war bei rebuy immer die Person für die Rechnungen eines Vertrags zuständig, die ursprünglich die Bestellanforderung gestellt hatte. Bei jährlich wiederkehrenden Verträgen musste also jedes Jahr jemand erneut ein Ticket anlegen, oft jemand, der das selten oder noch nie gemacht hatte.

Harald hat das umgedreht: Heute gibt es pro Lieferant einen festen internen Ansprechpartner. In Hivebuy lässt sich diese Rolle direkt hinterlegen und in den Freigabe-Workflows nutzen, etwa für die Rechnungsfreigabe.

„Plötzlich waren wir in der Driverrolle als Einkauf.“ Harald Röbig

Der Einkauf kann Vertragsverlängerungen jetzt selbst anstoßen, statt Kolleginnen und Kollegen hinterherzulaufen. Wechselt jemand die Rolle, wird der Ansprechpartner einfach umgestellt. Am Anfang stand zwar Fleißarbeit, denn die Zuständigkeiten mussten erst für alle Lieferanten nachgepflegt werden. Aber das hat sich laut Harald klar gelohnt.

Und es ist erst der Anfang: Weil nicht mehr entscheidend ist, wer eine Bestellanforderung erstellt, sondern wer zuständig ist, kann rebuy Bestellanforderungen künftig automatisch aus der Warenwirtschaft erzeugen. Wenn ohnehin bekannt ist, was kommt und was es kostet, entfällt die doppelte manuelle Anlage.

Learning: Automatisierung im Einkauf beginnt bei klaren Zuständigkeiten. Wer Verantwortung an Lieferanten statt an einzelne Anträge knüpft, schafft die Grundlage für automatisierte Prozesse.

Post-Merger-Integration: Wie rebuy Zeercle einkaufsseitig eingebunden hat

Mit Zeercle hat rebuy ein französisches Unternehmen übernommen, das eine charmante Idee verfolgt: Wer ein ausgelesenes Buch nicht mehr braucht, kann es direkt im Buchladen gegen einen Gutschein verkaufen und damit das nächste Buch kaufen. rebuy agiert im Hintergrund, die gesammelten Bücher werden in den Logistikzentren genauso bearbeitet wie private Ankäufe. So tragen heute viele Buchläden in Deutschland und weiteren Ländern zum rebuy-Gedanken bei. Perspektivisch soll die Idee auch auf Elektronik übertragen werden.

Für Haralds Team bedeutete der Zukauf vor allem eine Aufgabe: die neue Gesellschaft sauber in die bestehenden Systeme zu integrieren. Dabei wurden Buchhaltung und Controlling zu seinen „neuen Lieblingspartnern“. Das Vorgehen:

• Neue Entität in Business Central: eine eigene Gesellschaft ausschließlich für das französische Unternehmen
• Zweiter Hivebuy-Tenant: Während die drei deutschen Gesellschaften in einem Tenant laufen, erhielt die französische Gesellschaft wegen abweichender Kontenstruktur einen eigenen. Am Ende die schlankeste Lösung.
• Wiederverwendung der Integration: Die Übertragung der Rechnungsbuchungen von Hivebuy nach Business Central musste nur auf die neue Instanz umgestellt werden.
• Handarbeit bleibt: Konten und Stammdaten wurden weiterhin manuell aufgesetzt.

„Das hat Spaß gemacht zu sehen, dass die grundsätzliche Idee, wie wir es damals aufgesetzt haben, nachhaltig trägt.“ Harald Röbig

Der direkte Einkauf der Bücher und das Business Development bleiben in eigenen Teams. Haralds Team übernimmt dafür die Transporte, etwa aus Frankreich und Österreich, zu den rebuy-Standorten.

Einkauf als Dienstleister: So gelingt die Zusammenarbeit mit Fachbereichen

Der Einkauf ist nicht immer der beliebteste Bereich im Unternehmen. Harald hat dafür eine klare Haltung, die er schon als Produktmanager gelernt hat:

„Das Wichtigste ist, dass der andere versteht, dass ich nicht zu ihm komme, um ihm sein Leben schwerer zu machen, sondern um es ihm leichter zu machen.“ Harald Röbig

Mit diesem Ansatz arbeitet er mit Accounting, Legal und aktuell auch mit dem Marketing zusammen, das früher gerne eigene Verträge geschlossen hat. Sein Argument: Der Einkauf verhandelt öfter und weiß genau, wie Verträge aufgesetzt sein müssen, damit die Abwicklung später automatisch läuft.

Dazu gehört auch, manchmal etwas auszuhalten. Wenn Kolleginnen und Kollegen fordern, im All Hands endlich allen zu sagen, wie es richtig geht, hält Harald dagegen:

„Wir müssen uns eher überlegen, wie wir dafür sorgen, dass sie es gar nicht mehr tun müssen.“ Harald Röbig

Denn es wird immer jemanden geben, der einen Prozess vergisst. Nachhaltiger ist es, Prozesse so intuitiv zu gestalten, dass möglichst wenig zu tun bleibt.

Zukunftsausblick: Die Top 3 Trends im Einkauf

Welche Themen werden den Einkauf in den nächsten Jahren beschäftigen? Harald sieht drei Schwerpunkte:

1. Orchestrierung: Systeme so verbinden, dass unnötiges Copy-Paste und manuelles Nachhaken wegfallen. Nicht alles davon ist KI, oft stecken auch klassische Zustandsautomaten dahinter. rebuy hat dafür gerade selbst ein Orchestrierungstool eingekauft.
2. Automatisches Replenishment: Für Ersatzteile erkennen, wann Nachschub nötig ist, und Angebote bei mehreren Lieferanten halbautomatisch anfragen.
3. Supplier Management: Das Anlegen neuer Lieferanten ist heute noch viel Handarbeit, von Umsatzsteuer-ID bis Ansprechpartner. Auch Qualifizierung und Zertifikate sauber zu dokumentieren, sieht Harald als großes Feld für KI-Agenten.

Die Synchronisierung der Lieferantenstammdaten von Business Central nach Hivebuy steht bei rebuy bereits. Passend zum dritten Trend: Hivebuy bringt mit dem neuen Supplier Portal eine Lösung für genau diesen ersten Schritt. [Platzhalter: Launch-Status und Link zum Supplier Portal ergänzen]

Was macht einen echten Procurement Hero aus?

„Procurement Hero“ klang für Harald zunächst hochtrabend. Seine Antwort fällt dafür umso bodenständiger aus:

„Ein Procurement Hero liebt den Austausch mit anderen und kann sich vor allen Dingen für jedes Thema begeistern.“ Harald Röbig

Marketing, Logistik, People, Zahlungsdienste: Wer im Einkauf erfolgreich sein will, muss sich in all diese Themen eindenken wollen und können. So wird der Einkauf zum Vermittler zwischen den Bedürfnissen des Unternehmens und den Bedürfnissen der Lieferanten.

Übrigens: rebuy sucht Verstärkung

Harald sucht wieder studentische Unterstützung im Bereich Prozessautomatisierung. Vorkenntnisse sind kein Muss: Sein letzter Werkstudent hat sich Tools wie make.com selbst erarbeitet und wurde zum internen Spezialisten. Interessierte können sich direkt bei Harald melden.

Fazit: Key Learnings aus Folge 9

• Quereinstieg als Stärke: Wer die Perspektive der Fachbereiche kennt, baut einen Einkauf, der ihre Probleme wirklich löst.
• Zuständigkeit vor Automatisierung: Klare interne Ansprechpartner pro Lieferant sind die Basis für automatisierte Bestell- und Rechnungsprozesse.
• Saubere Architektur zahlt sich aus: Eine gut aufgesetzte Integration lässt sich bei einem Zukauf mit wenig Aufwand wiederverwenden.
• Einkauf als Dienstleister: Nicht mehr Regeln kommunizieren, sondern Prozesse so gestalten, dass sie niemand mehr vergessen kann.
• Die Zukunft ist orchestriert: Systeme verbinden, Nachschub automatisieren und Lieferanten digital onboarden.

Podcast anhören

Die ganze Folge mit Harald Röbig gibt es hier:

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