Procure-to-Pay in 10 Wochen: Wie LGI 70.000 Belege digitalisiert hat

Einleitung: Wenn der CIO Beschaffung neu denkt

Manchmal braucht es jemanden, der von außen schaut – und bereit ist, alles wegzuwerfen. Christoph Frank ist Head of Process, Technology Solutions and Strategy bei der LGI Logistics Group International, einem mittelständischen Kontraktlogistiker mit 4.500 Mitarbeitern. Und genau das hat er getan: gemeinsam mit dem Head of Procurement und dem Head of Finance den kompletten Procure-to-Pay-Prozess von Grund auf neu aufgebaut.

Das Ergebnis? 70.000 Belege, die vorher manuell auf Papier durch das Unternehmen geleitet wurden, laufen heute volldigital. Go-Live: nach 10 Wochen.

Im ProcurementHeroes Podcast mit Bettina Fischer erzählt Christoph, wie das möglich war – und was andere Einkaufsorganisationen daraus lernen können.

Christoph Frank und die LGI: Value-Added-Logistics im Mittelstand

Die LGI Logistics Group International ist kein klassischer Logistiker. Unter dem Konzept Value-Added-Logistics übernimmt das Unternehmen Leistungen, die weit über Transport und Lagerung hinausgehen: Die Personalisierung von Trikots für den FC Bayern München, das Handling und die Reinigung medizinischer Geräte für Zeiss – Logistik als echter Wertschöpfungspartner.

Christoph Frank, der sich selbst als „CIO+" beschreibt, verantwortet dort nicht nur die IT, sondern auch Konzernstrategie und Prozessverbesserung. Ein Querschnittsthema par excellence.

"Ich hatte immer das Glück, in High-Performance-Umgebungen zu arbeiten – Amazon, BCG. Dieser Mindset, immer was Neues zu lernen und zu verbessern, prägt mich bis heute." — Christoph Frank

Sein Karriereweg ist dabei alles andere als geradlinig: breites Prozess- und Technologie-Interesse statt tiefer IT-Spezialisierung. Der Tipp an Studierende im Mentoring: Versteht die Relevanz eurer Arbeit für das Geschäft – EBIT ist am Ende die entscheidende Zahl.

Der Ausgangspunkt: 70.000 Belege – manuell, auf Papier, hinter der Heizung

Bevor der Wandel beginnen konnte, musste Christoph das Ausmaß des Problems benennen. Und das war beträchtlich.

Der Prozess vor der Transformation:

• Bestellungen liefen über E-Mail, Papier, Fax und einzelne digitale Inseln (u.a. Unite)
• Rechnungen kamen unangemeldet: per Post, per Mail, manchmal einfach gar nicht
• Manuelle Kontierung, manuelle Genehmigung, manuelle Weiterleitung durch das Unternehmen
• Belege gingen verloren – im wahrsten Sinne: "Manchmal war das halt hinter der Heizung und fiel erst bei der Mahnung auf."
• Rund 10–15 FTE, verteilt auf 450 Mitarbeiter, waren mit dem Prozess beschäftigt

Das Entscheidende: LGI hatte dieses Problem bereits einmal angegangen – und war gescheitert. Der Fehler damals: zu viel Fokus auf Automatisierung, zu wenig auf Prozessvereinfachung.

"Wir haben uns damals extrem auf Automatisierung fokussiert und nicht auf Prozessvereinfachung und Digitalisierung. Deswegen haben wir es komplett gegen die Wand gesetzt." — Christoph Frank

Der neue Ansatz war deshalb radikal anders.

Der Durchbruch: Greenfield-Approach und 10 Wochen Go-Live

Das Besondere am LGI-Projekt war die Ausgangshaltung: alles wegwerfen dürfen.

Christoph, Uwe Rehorst (Head of Procurement) und Carsten Theurer (Head of Finance) gingen gemeinsam zur Geschäftsführung – und bekamen grünes Licht für einen echten Neustart. Keine alten Policies, keine alten Prozesse. Stattdessen: auf die Standard-Best-Practices der gewählten Technologiepartner Hivebuy und d.velop setzen.

Das Ergebnis: 10 Wochen von Projektstart bis Go-Live.

"Wenn wir das Projekt klassisch gefahren hätten, hätten wir viel mehr Geld ausgegeben, viel länger gebraucht – und wahrscheinlich gar nicht die beste Lösung gefunden." — Christoph Frank

Warum? Weil klassisches Spezifizieren dazu tendiert, das Bestehende zu replizieren. Der Greenfield-Ansatz hingegen erlaubt es, wirklich von Best Practices zu lernen.

Der Prozess nach der Transformation:

• Bestellungen laufen über Hivebuy (mit wenigen begründeten Ausnahmen: Facility Management, Transport-Management-Systeme)
• Vollständige digitale Sichtbarkeit: "Schau kurz in Hivebuy – alles klar, ich weiß, was passiert."
• Lieferantenakte mit d.velop aufgebaut
• 4 FTE eingespart – der Invest in die Softwarelösung trägt sich selbst

Erfolgsfaktoren: Warum dieses Projekt wirklich funktioniert hat

Christoph benennt mehrere Faktoren, die er als entscheidend betrachtet:

1. Bereichsübergreifendes Alignment von Anfang an IT, Procurement und Finance haben das Projekt gemeinsam initiert – und gemeinsam entschieden. Kein Steuerkreis, der zwei Wochen auf Entscheidungen wartet. "Unser CEO sagte: Wenn alle Bereiche zu mir kommen und sagen, wir wollen das – was soll ich noch nein sagen?"

2. Agiles Projektsetup mit den richtigen Menschen Nicht nur die richtige Software, sondern die richtigen Ansprechpartner auf beiden Seiten. Christoph wollte explizit wissen, wer die Umsetzung verantwortet – und hat das zur Bedingung gemacht. "Bei solchen Projekten will ich mir als Kunde nicht nur das Unternehmen, sondern auch die Umsetzer aussuchen."

3. MVP-Denken: 80% zuerst LGI hat bewusst eine 80%-Lösung live gebracht – und die restlichen 20% im Nachgang nachgezogen. "Wir haben uns nicht in den 20 kritischsten Sonderlocken verloren, von denen ohnehin nur zwei wirklich relevant waren."

4. Schnelle Entscheidungen im kleinen Kreis Ein Dreiergespann aus IT, Einkauf und Finance konnte sofort entscheiden – ohne Weiterleitungen, ohne Wartezeiten. Das beschleunigte das Projekt enorm.

5. Offenheit für den Standard Statt eigene Prozesse in die Software zu drücken, haben sie sich auf die Empfehlungen der Partner eingelassen. "Wir sind als LGI im indirekten Procurement definitiv nicht so special, dass wir die beste Prozesslandschaft der Welt hatten."

KI im Procurement: Der nächste Schritt

Nach dem Go-Live und dem laufenden internationalen Rollout richtet LGI den Blick nach vorne. Christoph sieht klare Potenziale für KI und Automatisierung – aber wohlgeordnet:

"Erst Prozessvereinfachung und Digitalisierung – dann Automatisierung. In dieser Reihenfolge, nicht umgekehrt."

Konkrete Bereiche, die Christoph im Blick hat:

• Automatische Kontierung: Heute noch manuell oder regelbasiert, zukünftig durch KI-gestützte Vorschläge oder vollständige Automatisierung
• Plausi-Checks im Accounting: Heute läuft noch ein Großteil der Bestellungen durch das Accounting – das könnte durch KI deutlich reduziert werden
• Agentic AI: Bestellungen, die durch Teams-Requests ausgelöst werden, ohne dass der User die Plattform öffnen muss

"Den nächsten Schritt will ich gemeinsam mit den Partnern gehen – ich freue mich, einfach einzuschalten, wenn Features fertig sind. Das ist der Vorteil moderner SaaS-Lösungen." — Christoph Frank

Internationaler Rollout: Was beim Ausrollen wirklich zählt

Der deutsche Rollout ist abgeschlossen. Jetzt geht es international – und dabei zeigen sich neue Herausforderungen:

• Auslandsstandorte haben sich oft eigene Workarounds gebaut – manchmal sogar eigenständige Tools eingeführt
• Diese Lösungen fallen erst auf, wenn eine zentrale Plattform kommt
• Gleichzeitig: hohe Offenheit bei den Auslandsorganisationen, weil endlich eine Lösung bereitgestellt wird

"Die sagen: Ich hab mir bisher nur selber geholfen, weil ihr mir nichts bereitgestellt habt. Jetzt freu ich mich drüber."

Das Fusionsteam aus IT, Procurement und Finance, das nach dem Projekt etabliert wurde, übernimmt jetzt auch den internationalen Rollout – ohne dediziertes Phase-2-Projekt, sondern agil und begleitend.

Was macht einen echten Procurement Hero aus?

Die Signaturfrage des Podcasts – und Christophs Antwort ist bemerkenswert kollektiv:

"Für mich gibt es eigentlich nur ein Procurement Hero Team. Finance, Procurement und IT können dieses Problem nur gemeinsam lösen. Wo das siloartig aufgestellt ist, hat das immer zu siloartigen Lösungen geführt. Ein Procurement Hero denkt End-to-End – und ist bereit, vorne seinen eigenen Job zu ändern, damit es dem hinten einfacher fällt." — Christoph Frank

Keine Einzelkämpfer. Keine Abteilungsgrenzen. Kein Silo-Denken. Procurement als Teamsport – das ist die Botschaft dieser Episode.

Key Learnings

• Greenfield braucht Mut: Wer bereit ist, alte Prozesse und Policies wirklich loszulassen, kann schneller und besser werden als klassische Projekte es erlauben
• Alignment schlägt Projektbudget: Ein bereichsübergreifendes Dreierteam, das schnell entscheidet, ist wertvoller als jedes PMO
• 80% live ist besser als 100% Spezifikation: MVP-Denken ermöglicht Tempo und vermeidet das Verlaufen in Sonderlocken
• Erst Prozess, dann Automatisierung: KI und Automation funktionieren nur, wenn der Prozess darunter sauber und digital ist
• Procurement ist Teamsport: End-to-End-Denken über Abteilungsgrenzen hinweg ist die wichtigste Kompetenz

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