Operational Procurement bei MediaMarktSaturn: Wie Isabell Seitz mit Automatisierung den Einkauf neu aufstellt | ProcurementHeroes

Vom IT-Bereich in den Einkauf – ein unerwarteter Karriereweg

Isabells Weg in den Einkauf war nicht geplant. Sie arbeitete in der IT und hatte dort täglich Berührungspunkte mit dem Einkaufsteam – bei der Beauftragung von Consultants, dem Einkauf von Software oder Managed Services. Ihr Bild von damals klingt vertraut:

„Ich habe den Einkauf als die Bremser gesehen, die super langweiligen Verhandlungen führen – und habe die Komplexität dahinter gar nicht gesehen."

Als sie angesprochen wurde, ob sie ins Einkaufsteam wechseln möchte, sagte sie zu. Und wurde schnell eines Besseren belehrt: „Krass, da hängt viel mehr dahinter, als man als Anforderer sieht." Doch der Start war holprig – jede Gesellschaft hatte eigene Richtlinien, eigene Prozesse, keine einheitliche Struktur.

Genau das prägte ihren Blick: Isabells IT-Background ist bis heute ihr größter Vorteil. Sie denkt in Systemen, Schnittstellen und Prozessen – und fragt sich bei jedem Pain Point zuerst: Was davon lässt sich lösen, ohne die IT einzubinden?

Der größte Zeitfresser: unstrukturierte Daten

Als Teamlead Operational Procurement bei MediaMarktSaturn laufen bei Isabell alle Fäden zusammen: Fachbereiche, strategische Einkäufer, Lieferanten, Accounts Payable. Der Bereich ist eine klassische Schnittstellen-Funktion – und leidet unter einem Problem, das viele kennen:

Daten kommen unstrukturiert an.

E-Mails mit fehlenden Informationen, Anfragen ohne vollständige Dokumentation, Nachfragen, die Nachfragen erzeugen. Das Ergebnis: Zeitverschwendung auf allen Seiten, ohne dass dabei echter Mehrwert entsteht.

Isabells erster Schritt war denkbar pragmatisch – und gleichzeitig wirkungsvoll:

„Statt E-Mails zu empfangen haben wir ganz simpel Umfragen erstellt, die die notwendigen Informationen strukturiert abfragen."

Keine neue Software, kein IT-Projekt, kein großes Budget. Nur ein Formular, das sicherstellt, dass alle nötigen Felder ausgefüllt sind – bevor der Ball überhaupt rollt. Die Erkenntnis dahinter ist universell: Jedes Tool, jede Automatisierung funktioniert nur dann, wenn die Daten im Vorfeld strukturiert eingekippt werden.

Der erste konkrete Use Case war die Kreditorenanlage: Firmierung, Adresse, Umsatzsteuer-ID, Bankbestätigung, Handelsregisterauszug, Musterrechnung – alles als Pflichtfelder. Die Klärfallquote sank deutlich. Die Kollegen im Accounting waren zufrieden. Und das Operational Procurement-Team hatte endlich die Basis, um schneller zu arbeiten.

Automatisierung ohne IT-Budget: Was mit Microsoft-Tools möglich ist 

Was nach dem ersten Erfolg folgte, ist eine Geschichte über Mut, Neugier und einen Azubi mit dem richtigen Know-how zum richtigen Zeitpunkt.

Isabells Team startete mit Microsoft Power Automate – einem Tool, das in den meisten Unternehmen ohnehin vorhanden ist, aber selten so aktiv eingesetzt wird. Das Besondere: Die ersten Workflows wurden ohne große IT-Unterstützung aufgebaut. Gelerntes kam von YouTube-Tutorials und einem Auszubildenden im Team, der ähnliche Use Cases schon mal umgesetzt hatte.

„Man kann da super kreativ werden, einfach mal ausprobieren – und dann nicht nur einen Mehrwert für den Einkauf, sondern auch für die Anforderer und Accounts Payable schaffen."

Schritt für Schritt wurden weitere Systeme angebunden – auch solche außerhalb des Microsoft-Ökosystems. Das funktionierte laut Isabell erstaunlich gut. Ihr Rat: Entscheidet euch für Systeme mit offener Schnittstellendokumentation, bei denen ihr selbst mit ran könnt, ohne auf Serverfreigaben oder IT-Tickets angewiesen zu sein.

Der Lieblingsworkflow: automatisierte Bestellübermittlung

Der bislang aufwendigste – und zugleich coolste – Workflow bei MediaMarktSaturn: Bestellungen aus Hivebuy werden automatisch in ein Word-Template (mit MediaMarktSaturn-Branding) übertragen, als PDF konvertiert und direkt an den Lieferanten verschickt.

„Das ist ein unheimlicher Fortschritt. Früher musste ich für jede kleine Änderung am Bestellformular auf die IT zugehen. Heute kann ich Look and Feel täglich ändern und zusätzliche Informationen einfach hinzufügen."

Was zunächst klein klingt, hat in der Praxis enorme Auswirkungen auf die Effizienz – und die Unabhängigkeit des Einkaufsteams.

Change Management im Großkonzern: Pilotieren statt Big Bang 

Bei einem Unternehmen der Größe von MediaMarktSaturn ist Change Management keine Kür – es ist Pflicht. Isabell und ihr Team haben dabei eine klare Philosophie entwickelt: Nicht Big Bang, sondern Pilotieren.

Statt alle Gesellschaften und Fachbereiche gleichzeitig einzubeziehen, wurde der Proof of Concept für Hivebuy Anfang 2025 bewusst klein gestartet – mit einer heterogenen Pilotgruppe: ein Marktmitarbeiter, ein Projektleiter im Store-Konzept, ein Kollege aus dem Marketing.

„Uns war wichtig, dass wir eine Vielfältigkeit haben und verstehen, was die Kollegen brauchen – und was wir abbilden können."

Sichtbarkeit spielt dabei eine zentrale Rolle. Im internen SharePoint hat der Bereich Group Indirect Procurement eine eigene Seite mit FAQs, Trainingsunterlagen und Prozessübersichten. Über Viva Engage – das interne Social Network bei MediaMarktSaturn – kommuniziert das Team einmal pro Woche Neuigkeiten aus dem Procurement: Prozessoptimierungen, spannende Tenderausschreibungen, Updates.

„Tu Gutes und sprich darüber."

Das ist kein PR-Trick, sondern strategisch klug: Wer im Unternehmen sichtbar ist, wird früher eingebunden – und kann damit echten Einfluss nehmen, statt am Ende des Prozesses nur noch die Konditionen zu verhandeln.

Die wichtigste Lessons Learned im Change Management:

„Prozessoptimierungen schleifen zu lassen, ist der größte Fehler. Nehmt euch die Zeit, eure Pain Points zu hinterfragen – egal wie stressig es ist. Jedes Tool funktioniert nur, wenn ihr den Prozess vorher optimiert habt."

AI im Einkauf: Realistische Szenarien für die Zukunft

Isabell ist keine AI-Skeptikerin – aber sie ist Pragmatikerin. Ihr aktueller Use Case: AI-gestützte Katalogpflege. Aus Einzelartikeln wurden mithilfe von AI Varianten erstellt und Warengruppen kategorisiert – ein klassischer, aber effektiver Anwendungsfall.

Ihr Blick in die Zukunft geht einen Schritt weiter:

„Der Fachbereich soll sich keine Gedanken mehr machen müssen, auf welches Tool er zugreifen muss. Er stellt einfach eine Frage – und wird zum richtigen System weitergeleitet."

Was sie beschreibt, ist eine übergeordnete AI-Ebene: ein einheitliches Frontend, das alle spezialisierten Systeme und Chatbots bündelt, sodass Nutzer nicht mehr wissen müssen, welches Tool wofür zuständig ist. MediaMarktSaturn hat diesen Layer intern bereits aufgebaut. Für Isabell ist das die Blaupause auch für den Einkauf.

Was macht einen echten Procurement Hero aus?

Isabells Antwort auf die Signature-Frage des Podcasts:

„Ein Procurement Hero ist einer, der kritisch hinterfragt, verschiedene Perspektiven einnehmen kann, Daten analysieren kann, eine sehr gute Menschenkenntnis hat – und kreativ ist. Das wird unterschätzt. Aber jedes Projekt, jeder Tender ist anders. Man muss auf die Menschen eingehen können und Kreativität mitbringen."

Kreativität im Einkauf – ein Begriff, den man selten hört, der aber genau das trifft, was Isabell in ihrer täglichen Arbeit lebt. Kein IT-Ticket für jede Kleinigkeit. Kein Warten auf große Projektfreigaben. Sondern: ausprobieren, lernen, loslegen.

Key Learnings aus der Episode

• Strukturierte Daten zuerst. Automatisierung beginnt nicht mit dem Tool – sie beginnt damit, dass Inputs sauber und vollständig ankommen.
• Klein starten, dann skalieren. Piloten mit heterogenen Nutzergruppen geben ehrlicheres Feedback als Konzernrollouts.
• Microsoft-Tools sind unterschätzt. Power Automate, SharePoint und Viva Engage können enorm viel leisten – ohne IT-Budget und ohne externe Consultants.
• Sichtbarkeit ist strategisch. Wer als Einkauf intern kommuniziert, wird früher eingebunden und kann mehr bewegen.
• Prozess vor Tool. Kein Tool macht einen schlechten Prozess besser – aber ein gutes Tool kann einen optimierten Prozess skalieren.
• KPIs sind Pflicht. Misst euren Erfolg. Und habt den Mut, etwas zu verwerfen, wenn es keinen Mehrwert bringt.
• Den Gesamtprozess denken. Nicht nur den eigenen Teilabschnitt optimieren – sondern den End-to-End-Prozess für alle Beteiligten verbessern.

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