Hivebuy Setup

Alles, was Du für dein erfolgreiches Setup tun musst. Wir unterstützen dich gerne bei der Anlage der unternehmensspezifischen Stammdaten. Die Integration der Kataloge und Systeme haben wir dir auch direkt verlinkt.

Relevant für die Rollen: Admin und Managing Director

Um deinen Hivebuy Account auf eure kundenspezifischen Anforderungen zuzuschneiden, unterstützen wir dich bei der Anlage der Informationen.

Hierfür kannst du die folgenden Excel-Dateien ausfüllen, mit uns über Google teilen, oder eine E-Mail an support@hivebuy.de senden.

• Nutzer mit Rollen
• Abteilungen + Budgetplanung
• Warengruppen
• Lieferanten
• Freigabeflows für Kaufanfragen
• Katalog

Um mit Hivebuy arbeiten zu können, muss Du als erstes Dein Firmenprofil einrichten. Nur die folgenden Rollen haben Zugang zu diesem Bereich und seinen Funktionen: Admin und Managing Direktor.

Bitte geh auf Unternehmen, um die Firmeneinrichtung vorzunehmen. Du findest sie auf der linken Seite als letzten Menüpunkt.

Als ersten Schritt in der Unternehmensverwaltung sollst Du dein Unternehmensprofil erstellen. Es gibt 4 Abschnitte, die Du ausfüllen musst:

• Firmenprofil. Hier muss Du Dein Firmennamen, die Rechtsform und die Webseite angeben.
• Einstellungen. Dieses sind die generellen Einstellungen deines Unternehmens. Du können jederzeit beliebig angepasst werden.
  • Standardwährung. Dies ist die Standardwährung für jede Kaufanfrage. Sie kann vom Antragsteller je nach Einkauf geändert werden. Du kannst die Standardwährung ändern, indem Du auf Bearbeiten klickst.
  • Präfix. Hier wird ein Präfixwert für das Unternehmen festgelegt. Dieser wird für jede Kaufanfrage verwendet und in eine Bestellung umgewandelt.
  • Standard Mitarbeiter Budget. Wird für die Mitarbeiter des Unternehmens festgelegt.
• Zahlungsmethoden. Hier sind alle relevanten Bezahlmethoden Deines Unternehmens. Als Standard wird immer die Standard Methode gewählt. Diese Optionen beschreiben nur wie die Produkte gekauft werden sollen und sollten keine speziellen Daten enthalten (z.B. Kreditkartennummer).
• Adressen. Hier kannst Du alle relevanten (Liefer-)Adressen für dein Unternehmen festlegen. Die Standardadresse ist die Hauptadresse deines Unternehmens, jede andere Adresse ist eine potenzielle Lieferadresse in der Kaufanfrage.

Bitte beachte, dass hier alle Lieferadressen eingetragen werden müssen, da dies die führenden Informationen sind, wenn Hivebuy automatisch für Dich bei integrierten Lieferanten bestellt.

Nachdem Du Dein Firmenprofil eingerichtet hast, kannst Du mit den nächsten Schritten fortfahren.