HIVEBUY FÜR DIE LOGISTIK

Betriebskosten kontrollieren.
Bei dezentralen Teams und hohem Tempo.

Logistikunternehmen operieren rund um die Uhr, an vielen Standorten, mit Teams, die schnelle Entscheidungen brauchen. Unkontrollierte Ausgaben und manuelle Genehmigungsprozesse kosten täglich Zeit und Geld. Hivebuy gibt Logistikteams die Struktur, die sie brauchen, ohne den Betrieb zu verlangsamen.

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VERTRAUT VON FÜHRENDEN LOGISTIKUNTERNEHMEN

PROZESSKOSTEN

–30% Potential

Ob Transport, Lager oder Spedition: Alle kämpfen mit dezentralem Einkauf ohne Kontrolle

41%

DER BETRIEBSAUSGABEN ENTSTEHEN UNKONTROLLIERT

Kein Überblick über Standorte

Depots und Niederlassungen kaufen unkoordiniert ein. Finance sieht Ausgaben erst auf der Rechnung.

2,5 Tage

DURCHSCHN. WARTEZEIT BEI GENEHMIGUNGEN

Genehmigungen bremsen den Betrieb

Freigaben hängen in Posteingängen fest. Der Betrieb wartet auf Entscheidungen, die niemand priorisiert.

35%

DER WARTUNGSKOSTEN SIND NICHT VERTRAGSGEBUNDEN

Wartung ohne Struktur

Fahrzeuge und Anlagen werden ad hoc bei wechselnden Dienstleistern gewartet, ohne Rahmenkonditionen.

Dezentrale Standorte. Zentral gesteuert.

Logistikunternehmen haben Depots, Niederlassungen und Umschlagpunkte an vielen Standorten. Jeder kauft ein, was er braucht, oft ohne gemeinsame Standards. Hivebuy schafft einen einheitlichen Einkaufsrahmen für alle Standorte, ohne die lokale Autonomie zu nehmen.

Kernnutzen:

✓ Einheitliche Genehmigungsregeln, Lieferantenlisten und Budgets für alle Standorte
✓ Standortverantwortliche behalten Autonomie innerhalb definierter Grenzen
✓ Zentrale Sichtbarkeit: Was wird wo bestellt und ausgegeben?

Beispiel: Ein Logistikunternehmen mit 8 Depots steuert alle Beschaffungsvorgänge über Hivebuy. Jeder Standort bestellt eigenständig, aber innerhalb eines gemeinsamen Rahmens mit konsolidierten Lieferantenverträgen.

Fahrzeug- und Equipmentwartung. Strukturiert beschafft.

Wartung ist in der Logistik ein wiederkehrender, hoher Kostenblock. Ob Fahrzeuge, Förderanlagen oder Lagertechnik: Instandhaltungsbedarfe entstehen kurzfristig und müssen schnell bearbeitet werden. Hivebuy strukturiert Wartungsbedarfe mit schnellen Genehmigungswegen und automatischer Lieferantenauswahl.

Kernnutzen:

✓ Schnelle Bedarfserfassung, auch per Upload von Wartungsberichten
✓ Automatische Weiterleitung an den zuständigen Approver
✓ Bevorzugte Wartungspartner und Rahmenverträge werden automatisch berücksichtigt

Beispiel: Ein Fuhrparkverantwortlicher meldet einen Wartungsbedarf über Hivebuy. Die KI erkennt den Vertragspartner, leitet die Freigabe weiter und löst die Bestellung automatisch aus.

Betriebskosten in Echtzeit im Blick

Treibstoff, Verbrauchsmittel, externe Dienstleister, Ersatzteile: Die Betriebskosten in der Logistik sind vielfältig und schwer zu überblicken. Hivebuy konsolidiert alle Ausgaben in einem zentralen Dashboard, ausgewertet nach Standort, Fahrzeugtyp, Kostenstelle und Lieferant.

Kernnutzen:

✓ Echtzeit-Spend-Reporting ohne manuellen Aufwand
✓ Ausgaben nach Standort, Kategorie und Kostenstelle auswertbar
✓ Optimierungspotenziale werden automatisch erkannt und gemeldet

Beispiel: Der CFO eines Logistikkonzerns erkennt durch Hivebuy, dass Wartungskosten an einem Standort deutlich über dem Durchschnitt liegen, und kann gezielt gegensteuern.

Schnelle Genehmigungen. Auch unterwegs.

Logistikteams sind mobil. Genehmigungen, die nur am Desktop funktionieren, verlangsamen den Betrieb. Hivebuy bringt Freigabeprozesse direkt in Microsoft Teams oder Slack, mit einem Klick, von überall.

Kernnutzen:

✓ Genehmigungen direkt im gewohnten Chat-Tool, kein App-Wechsel nötig
✓ Automatische Eskalation, wenn ein Approver nicht reagiert
✓ Vollständige Genehmigungshistorie für jeden Vorgang

Beispiel: Ein Depotleiter genehmigt eine dringende Bestellung für Verpackungsmaterial direkt aus Teams, auch wenn er gerade nicht im Büro ist.

Rechnungen automatisch verarbeiten. Auch bei hohem Volumen.

Logistikunternehmen erhalten monatlich Rechnungen von Dutzenden externen Dienstleistern, Wartungspartnern und Lieferanten. Hivebuy automatisiert Erfassung, Prüfung, Matching und Buchungsvorbereitung vollständig.

Kernnutzen:

✓ Automatische OCR-Erfassung aller Rechnungsfelder
✓ Abgleich mit Bestellung und Leistungsbestätigung, ohne manuellen Aufwand
✓ ERP-Übergabe im richtigen Format, ohne Nachkorrekturen

Beispiel: Ein Transportdienstleister verarbeitet 600 Rechnungen pro Monat. Hivebuy verarbeitet den Großteil automatisch. Finance prüft nur die Ausnahmen.

SO FUNKTIONIERT’S BESSER

Hivebuy vs. der traditionelle Prozess

KI-Einkaufssoftware

Traditioneller Prozess

Excel, E-Mail & Telefon

✓

Zentral, einheitlich

STANDORTÜBERGREIFEND

Dezentral, fragmentiert

✓

Automatisiert, Teams/Slack

GENEHMIGUNGEN

Per E-Mail, langsam

✓

Echtzeit, nach Standort

BETRIEBSKOSTENTRANSPARENZ

Monatlich, manuell

✓

Strukturiert, vertragsgebunden

WARTUNGSBESCHAFFUNG

Ad-hoc, unkontrolliert

✓

Automatisch, ERP-ready

RECHNUNGSVERARBEITUNG

Manuell, fehleranfällig

Das Resultat

Hivebuy geht in Stunden live, nicht in Monaten.

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REFERENZKUNDEN

Logistikunternehmen vertrauen auf Hivebuy

Logistik

LGI Logistics Group International GmbH

“Ein sehr schlanker Prozess, der im Happy Flow den Leuten wahnsinnig viel Zeit spart."”

>600

Bestellungen pro Monat

344%

Return on Investment

Christoph Frank

Head of Process & Technology Solutions

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Logistikunternehmen brauchen eine Einkaufssoftware, die dezentrale Strukturen abbildet, mobile Genehmigungen unterstützt und sich nahtlos in bestehende ERP-Systeme integriert. Hivebuy erfüllt genau diese Anforderungen: Alle Standorte, Depots und Teams arbeiten auf einer gemeinsamen Plattform, Freigaben laufen direkt in Microsoft Teams oder Slack, und die Integration in SAP, Microsoft Dynamics oder andere ERP-Systeme erfolgt ohne IT-Projekt. Besonders für Logistikunternehmen mit hohem Bestellvolumen und dezentralen Teams bietet Hivebuy den entscheidenden Vorteil: volle Kontrolle ohne operativen Mehraufwand.

Hivebuy ist in der Regel innerhalb weniger Stunden einsatzbereit, nicht in Wochen oder Monaten. Es sind keine IT-Ressourcen, keine externe Beratung und keine aufwändigen Schulungen erforderlich. Logistikunternehmen können die Plattform selbstständig einrichten, Standorte und Teams anlegen und direkt mit dem strukturierten Einkauf beginnen. Die ERP-Integration wird parallel aufgesetzt und ist typischerweise innerhalb weniger Tage abgeschlossen.

Ja. Hivebuy ist speziell für dezentrale Organisationsstrukturen ausgelegt. Jeder Standort, jedes Depot und jede Niederlassung kann eigenständig einkaufen, innerhalb eines gemeinsamen Regelrahmens mit einheitlichen Lieferantenlisten, Genehmigungsregeln und Budgets. Die Zentrale behält dabei jederzeit vollständigen Überblick über alle Ausgaben, standortübergreifend und in Echtzeit.

Wartungsbedarfe können in Hivebuy direkt aus dem operativen Betrieb heraus erfasst werden, per Freitexteingabe, Upload eines Wartungsberichts oder aus Microsoft Teams heraus. Die Plattform prüft automatisch, ob ein Rahmenvertrag mit einem Wartungspartner besteht, leitet die Genehmigung an den zuständigen Approver weiter und löst die Bestellung automatisch aus. Damit wird Wartungsbeschaffung strukturiert und vertragskonform, ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand.

Hivebuy integriert sich mit den gängigen ERP-Systemen, die in der Logistikbranche eingesetzt werden: SAP Business One, SAP S/4 HANA, SAP ECC, Microsoft Dynamics 365 und weitere. Die bidirektionale Synchronisation stellt sicher, dass Bestelldaten, Kostenstellen, Budgets und Rechnungen automatisch zwischen Hivebuy und dem ERP übertragen werden. Das ERP bleibt das führende System, Hivebuy ergänzt es um einen vollständig automatisierten Procurement-Layer.

Hivebuy senkt Betriebskosten in der Logistik auf mehreren Ebenen: Rahmenverträge werden bei jeder Bestellung automatisch berücksichtigt, Mengenrabatte durch standortübergreifende Konsolidierung genutzt und Maverick Spending durch klare Genehmigungsstrukturen verhindert. Der Analytics Agent identifiziert proaktiv Einsparpotenziale, zum Beispiel wenn mehrere Standorte bei demselben Lieferanten ohne gemeinsame Konditionen bestellen. Kunden berichten im Schnitt von 15 bis 22 Prozent Einsparung im indirekten Einkauf im ersten Jahr.