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Case Study

Effizienz beginnt im Einkauf – wie Tennis-Point mit Hivebuy & SAP durchgängige Prozesse schafft und die Buchhaltung entlastet

Tennis-Point, einer der führenden Omnichannel-Händler für Tennis- und Sportartikel in Europa, betreibt über 30 Webshops und 30 Stores mit mehr als 500 Mitarbeitenden in 8 Ländern. Täglich entstehen hunderte Bestellungen und Rechnungen, früher ein enormer manueller Aufwand für die Buchhaltung. Mit Hivebuy hat Tennis-Point einen durchgängigen Procure-to-Pay-Workflow etabliert, vollständig integriert mit SAP S/4HANA: digitale Freigabe bereits bei der Bestellung, automatische Rechnungserfassung per OCR, Kontierung auf Positionsebene auch bei unterschiedlichen Steuersätzen und Übergabe an SAP in Echtzeit. Heute läuft der komplette Rechnungsprozess in Hivebuy, in SAP passiert danach fast nichts mehr außer der Zahlung. Die Buchhaltung ist entlastet, der Monatsabschluss beschleunigt.

Bettina Fischer Portrait

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Highlights der Case Study

Vom Bestellchaos zum klaren Prozess – wie Tennis-Point mit Hivebuy den Einkauf digitalisiert:

Ausgangssituation: Kein dokumentierter Bestellprozess, manuelle Rechnungsprüfung und -kontierung, fehlende Transparenz bei Freigaben
Lösung: Durchgängiger Procure-to-Pay-Workflow mit digitaler Freigabe vor der Bestellung und intelligenter OCR-Rechnungserfassung
SAP-Integration: Positionsbasierte Buchung, periodengerechte Abgrenzung und Echtzeit-Übergabe an SAP S/4HANA inklusive Sachkonten und Kostenstellen
Rollout: Schrittweise Einführung über alle Abteilungen und Stores mit hoher Nutzerakzeptanz
Ergebnisse: Nahezu vollautomatische Rechnungsverarbeitung, beschleunigter Monatsabschluss und massiv entlastete Buchhaltung

Durchgängige Prozesse von der Bestellung bis zur Buchung in SAP

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Die Herausforderung: Manuelle Rechnungsprozesse bremsen die Buchhaltung

Vor Hivebuy gab es bei Tennis-Point keinen formal dokumentierten Bestellprozess. Rechnungen wurden manuell geprüft und kontiert, Freigaben waren intransparent, und selbst einfache Aufgaben wie das Benennen von PDF-Rechnungen banden Personalkapazität. Das bestehende Tool für den indirekten Einkauf war zu altmodisch, besonders für die Mitarbeitenden in den dezentralen Stores.

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Die Lösung: Hivebuy als Procure-to-Pay-Plattform mit voller SAP-Integration

Heute werden Bedarfe direkt in Hivebuy gemeldet, per Freitext, internem Katalog oder angebundenem Webshop. Nach der digitalen Freigabe wird die Bestellung automatisch ausgelöst. Eingehende Rechnungen erfasst das Rechnungsmanagement per OCR, ordnet sie der passenden Bestellung zu und kontiert auf Positionsebene, auch bei unterschiedlichen Steuersätzen. Die Übergabe an SAP S/4HANA erfolgt in Echtzeit, inklusive Sachkonten, Kostenstellen und Steuerschlüsseln.

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Die Ergebnisse: Die Rechnung ist freigegeben, bevor SAP sie überhaupt sieht

Rechnungen werden heute fast vollständig automatisch geprüft, freigegeben und gebucht. Der Monatsabschluss ist beschleunigt, da Buchungen periodengerecht vorbereitet werden, und alle Stores und Abteilungen arbeiten im selben System. Wie der neue Workflow im Detail aussieht und welche Erfolgsfaktoren den Rollout getragen haben, lesen Sie in der vollständigen Case Study. Jetzt herunterladen.

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