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Case Study

Vom Excel-Chaos zur zentralen Einkaufsplattform bei Brera 

Brera Serviced Apartments betreibt 11 Serviced-Apartment-Häuser in Deutschland. Der gesamte Einkauf lief über Excel-Tabellen, ohne Freigabeflow und ohne zentrale Kontrolle. Innerhalb weniger Monate führte General Accountant Alexandra Markhof Hivebuy ein und konnte den Einkauf über alle Standorte hinweg zentralisieren – mit strukturierten Genehmigungen, vorselektierten Lieferanten und messbarem ROI ab dem ersten Tag.

Bettina Fischer Portrait

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Inhalte der Case Study

Ausgangssituation: Einkauf per Excel über 11 Standorte, ohne Freigabeflow und ohne Skalierbarkeit
Lösung: Einführung von Hivebuy als zentrale Einkaufsplattform mit Amazon Punch-out, Lieferantenkatalogen und automatisierten Freigaben
Implementierung: 6-monatiger Rollout, weitgehend von einer Person durchgeführt – parallel zum Tagesgeschäft
Ergebnisse: 32 freigegebene Lieferanten, rund 600 Bestellungen in 9 Monaten, 200 eingesparte Stunden, ROI von ~800 %
Learnings & Ausblick: Was beim Onboarding wirklich zählt – und wie Brera die nächste Hauseröffnung von Anfang an mit Hivebuy plant

Dezentraler Einkauf über 130 Standorte, zentral gesteuert

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Die Herausforderung: 11 Häuser, 11 Excel-Tabellen, kein Freigabeflow

Brera betreibt Serviced Apartments an elf Standorten in Deutschland. Der Einkauf lief komplett über Excel: eine Tabelle pro Haus, Bestellungen im 3-Wochen-Rhythmus, kein strukturierter Genehmigungsprozess. Mit dem Wachstum des Unternehmens wurde klar: Diese Prozesse skalieren nicht. Zu viele Kreditoren, zu wenig Kontrolle, zu viel manuelle Arbeit.

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Die Lösung: Hivebuy als zentrale Einkaufsplattform für alle Häuser

Brera entschied sich für Hivebuy, weil die Plattform ohne großen IT-Aufwand eingeführt werden kann und Eigenverantwortung im Team fördert. Mitarbeitende bestellen nur noch bei vorab genehmigten Lieferanten, Freigaben laufen strukturiert, und über den Amazon Punch-out entfällt die zeitaufwendige Artikelsuche auf verschiedenen Plattformen vollständig.

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Die Ergebnisse: 800 % ROI nach neun Monaten

Rund 600 Bestellungen wurden in den ersten neun Monaten über Hivebuy abgewickelt. Fast 40 % davon liefen über Punch-out-Kataloge. Statt unkontrolliertem Kreditoren-Wildwuchs gibt es heute 32 freigegebene Lieferanten, über 200 Stunden eingesparte Bearbeitungszeit und einen ROI von rund 800 %. Wie Brera das mit einer Person umgesetzt hat und was andere Unternehmen daraus lernen können – jetzt in der Case Study nachlesen.

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