Intake Agent
Bedarfsanforderungen entstehen selten strukturiert. Mitarbeitende beschreiben ihren Bedarf in Freitextnachrichten, schicken PDFs per E-Mail oder laden Excel-Dateien hoch. Der Intake Agent verarbeitet all das — und überführt es automatisch in vollständige, korrekt befüllte Bedarfsanfragen.
Was der Agent übernimmt:
- ✓ Automatischer Import aus E-Mail, Dokumenten-Upload und elektronischen Formaten
- ✓ OCR-Extraktion aller relevanter Felder: Lieferant, Betrag, Positionen, Steuern
- ✓ Überführung in vollständige, korrekt befüllte Bedarfsanfragen
Recommendation Agent
Welcher Lieferant ist der richtige? Welcher Katalog, welcher Rahmenvertrag, welches Angebot passt am besten? Der Recommendation Agent beantwortet diese Frage automatisch — basierend auf Preis, Compliance-Anforderungen und historischen Bestelldaten.
Was der Agent übernimmt:
- ✓ Automatische Prüfung auf Preferred Supplier und bestehende Rahmenverträge
- ✓ Empfehlung der günstigsten, compliant-konformen Bezugsquelle
- ✓ Basierend auf historischen Bestelldaten und aktuellem Preisvergleich
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Category Agent
Falsche Warengruppen verursachen Fehler im Reporting, blockieren Freigaben und verzögern die ERP-Übergabe. Der Category Agent klassifiziert jeden Bedarf automatisch in die korrekte Kategorie — ohne manuelle Eingriffe.
Was der Agent übernimmt:
- ✓ Automatische Klassifizierung in die korrekte Warengruppe
- ✓ Direkte Zuordnung zur richtigen Kostenstelle
- ✓ Sofortige Zuweisung zum korrekten Freigabe-Workflow
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Contract Agent
Rahmenverträge werden zu oft ignoriert — nicht aus Absicht, sondern weil Mitarbeitende schlicht nicht wissen, dass sie existieren. Der Contract Agent prüft bei jeder Bedarfsanfrage automatisch, ob ein gültiger Vertrag greift, und stellt sicher, dass Bestellungen über die richtigen Lieferanten laufen.
Was der Agent übernimmt:
- ✓ Automatische Prüfung auf gültige Rahmenverträge bei jeder Anfrage
- ✓ Bestellungen laufen automatisch über den Vertragslieferanten
- ✓ Maverick Spending wird verhindert, bevor er entsteht
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Savings Agent
Günstigste Preise durchsetzen erfordert Zeit und Vergleiche — die der Einkauf oft nicht hat. Der Savings Agent analysiert Preise, Mengenrabatte und Alternativen automatisch und stellt sicher, dass die besten kommerziellen Konditionen genutzt werden.
Was der Agent übernimmt:
- ✓ Automatische Analyse von Preisen, Mengenrabatten und Alternativen
- ✓ Vorschlag der optimierten Bestellmenge bei Mengenpotenzial
- ✓ Einsparungen werden systematisch realisiert — nicht dem Zufall überlassen
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Comparison Agent
Angebote kommen in unterschiedlichsten Formaten — PDF, Excel, E-Mail. Manuell zu vergleichen kostet Stunden. Der Comparison Agent aggregiert alle eingegangenen Angebote automatisch in einem einheitlichen Format und macht sie direkt vergleichbar — nach Preis, Leistung und Konditionen.
Was der Agent übernimmt:
- ✓ Automatische Aggregation aller Angebote in einem einheitlichen Format
- ✓ Direkter Vergleich nach Preis, Leistung und Konditionen
- ✓ Ausgewähltes Angebot mit einem Klick als Bestellanforderung anlegen
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MS Teams Agent
Der Einkauf findet dort statt, wo Mitarbeitende bereits arbeiten. Der MS Teams Agent bringt Hivebuy direkt in Microsoft Teams — Bedarfsanfragen erfassen, Freigaben erteilen, Statusabfragen stellen, alles ohne App-Wechsel.
Was der Agent übernimmt:
- ✓ Bedarfsanfragen direkt in Microsoft Teams erfassen
- ✓ Freigaben mit einem Klick direkt in Teams erteilen
- ✓ Höhere Adoption — Mitarbeitende kaufen dort ein, wo sie kommunizieren
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Slack Agent
Für Teams, die primär in Slack arbeiten: der Slack Agent liefert dieselbe Funktionalität wie der MS Teams Agent — vollständig nativ in Slack integriert. Keine parallelen Tools, keine Prozessbrüche.
Was der Agent übernimmt:
- ✓ Bedarfsanfragen über Slack-Befehl stellen
- ✓ Freigaben und Statusabfragen direkt im Channel
- ✓ Vollständige Procurement-Workflows im gewohnten Kommunikationskanal
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Status Agent
"Wo steht meine Bestellung?" ist eine der häufigsten Rückfragen im Einkauf. Der Status Agent beantwortet sie, bevor sie gestellt wird — er informiert alle Beteiligten automatisch über Statuswechsel, Verzögerungen und Eskalationen.
Was der Agent übernimmt:
- ✓ Automatische Benachrichtigung aller Beteiligten bei jedem Statuswechsel
- ✓ Proaktive Eskalation bei Verzögerungen — ohne manuelles Eingreifen
- ✓ Weniger operative Rückfragen — mehr Transparenz für alle
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Parsing Agent
Auftragsbestätigungen kommen per E-Mail — in unterschiedlichen Formaten, von unterschiedlichen Lieferanten. Manuell zuzuordnen kostet Zeit und ist fehleranfällig. Der Parsing Agent erkennt und verarbeitet diese Dokumente automatisch und ordnet sie den richtigen Vorgängen zu.
Was der Agent übernimmt:
- ✓ Automatische Erkennung und Verarbeitung eingehender Auftragsbestätigungen
- ✓ Zuordnung zum richtigen Vorgang anhand der Bestellnummer
- ✓ Vollständige Dokumentation ohne manuelle Arbeit
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