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Case Study

Blitzschnelle Einführung von Hivebuy bei der Logistics Group International (LGI)

Die Logistics Group International (LGI) stand vor der Herausforderung, ihren komplett papierbasierten indirekten Einkauf mit 70.000 Belegen jährlich und 19 Legal Entities zu digitalisieren. In nur zehn Wochen implementierte das Unternehmen gemeinsam mit Hivebuy und d.velop eine integrierte Procure-to-Pay-Lösung. Hivebuy dient als zentrale Einkaufsplattform für den Self-Service-Einkauf mit automatisierten Freigabeprozessen, Echtzeit-Budgetprüfung und 388 angebundenen Lieferanten. d.velop Invoices übernimmt das automatische Matching von Bestellung und Rechnung bis zur Buchung in SAP. Das Ergebnis des Big-Bang-Rollouts: Prozesskosten sanken um bis zu 80 %, vier FTEs wurden freigesetzt, der Return on Investment lag bei über 344 %. Der internationale Rollout ist bereits in Planung.

Bettina Fischer Portrait

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Inhalte der Case Study

Ausgangssituation: Papierbasierter Einkauf mit 70.000 Belegen jährlich, fehlende Transparenz und hohe Prozesskosten
Lösung: Einführung von Hivebuy und d.velop Invoices als integrierte, cloudbasierte Plattformen für Einkauf und Rechnungsverarbeitung
Implementierung: Agiles, cross-funktionales Vorgehen mit Big-Bang-Rollout innerhalb von zwei Wochen
Ergebnisse: 80 % geringere Prozesskosten, 4 FTE-Einsparung, 388 Lieferanten automatisiert angebunden, 344 % ROI
Learnings & Ausblick: Standardisierung, Cloud-APIs und pragmatische Zusammenarbeit beschleunigen Projekte – internationaler Rollout folgt

Vom Papierchaos zum digitalen Procure-to-Pay-Prozess in 10 Wochen.

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Die Herausforderung: 70.000 Belege pro Jahr, komplett analog

Mit über 45 Standorten, rund 5.000 Mitarbeitenden und 19 eigenständigen Legal Entities lief der indirekte Einkauf bei LGI vollständig papierbasiert. Bestellungen kamen per Fax, E-Mail, Webshop oder auf Papier, durchliefen manuelle Stempel- und Unterschriften-Schleifen und verursachten hohe Maverick-Buying-Raten. Budgetkontrolle und Nachvollziehbarkeit waren kaum möglich.

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Die Lösung: Hivebuy als zentrale Einkaufsplattform, d.velop für die Rechnungsverarbeitung

LGI führte eine integrierte Two-Tier-Lösung ein: Hivebuy bildet den dezentralen Self-Service-Einkauf ab, mit intuitiver Benutzeroberfläche, Freigabe-Workflows direkt in Microsoft Teams oder per E-Mail und Budgetprüfung in Echtzeit. d.velop Invoices übernimmt das automatische Matching von Bestellung und Rechnung inklusive Übergabe an SAP. Der Rollout für alle deutschen Einheiten erfolgte als Big Bang innerhalb von zwei Wochen.

3

Die Ergebnisse: 344 % ROI im ersten Jahr

Über 600 Bestellungen pro Monat laufen heute zentral über Hivebuy, 425 aktive Nutzer arbeiten täglich mit der Plattform. Die Prozesskosten von der Bestellung bis zur Buchung sanken um bis zu 80 %, pro Bestellung spart das Team 10 bis 12 Minuten. Wie LGI das in nur zehn Wochen geschafft hat, welche Erfolgsfaktoren entscheidend waren und welche Learnings das Projektteam mitgenommen hat, lesen Sie in der vollständigen Case Study. Jetzt herunterladen und von den Erfahrungen profitieren.

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