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Fallstudie

Securitas: Transparenz und Kontrolle in der Beschaffung durch Hivebuy

Securitas Deutschland deckt über Hivebuy den Bedarf von 20.000 Mitarbeitern ab: Arbeitskleidung, Ausrüstung, IT-Ausstattung und Bürobedarf. Die bisherige Beschaffungslösung war umständlich und intransparent, da es weder Genehmigungsprozesse noch Analysen gab. Mit Hivebuy hat Securitas maßgeschneiderte Genehmigungsworkflows – einschließlich des Vier-Augen-Prinzips – implementiert, einen internen Katalog mit über 4.000 Artikelnummern integriert und die Synchronisation der Kostenstellen mit Microsoft Dynamics 365 automatisiert. Nur neun Monate nach der Implementierung wickelt das Unternehmen über Hivebuy rund 100 Bestellungen pro Tag ab – 25 % mehr als im Altsystem –, bei über 500 aktiven Nutzern und einer messbaren Reduzierung von nicht genehmigten Einkäufen. Die erfolgreiche Implementierung in Deutschland legt den Grundstein für die geplante europaweite Einführung.

Porträt von Bettina Fischer

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Die wichtigsten Punkte der Fallstudie

Securitas digitalisiert seine Beschaffung mit Hivebuy – Effizient. Transparent. Skalierbar.

Ausgangssituation: Ein schwerfälliges Altsystem, das keine Transparenz bot und über keinerlei Genehmigungsverfahren oder Berichte für 20.000 Mitarbeiter verfügte
Maßgeschneiderte Genehmigungsverfahren: Maßgeschneiderte Genehmigungsstrukturen, einschließlich des Vier-Augen-Prinzips und von Delegationsregeln
Interner Katalog und Punch-Outs: Über 4.000 Produktvarianten und 4 integrierte Punch-Out-Kataloge für den Self-Service-Einkauf
Systemintegration: Automatische Synchronisierung von Kostenstellen und Kostenträgern mit Microsoft Dynamics 365

Wie ein Unternehmen mit 20.000 Mitarbeitern seine Beschaffung digitalisiert

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Die Herausforderung: Ein Altsystem ohne Transparenz

Securitas nutzte zwar bereits eine digitale Beschaffungslösung, doch diese war umständlich, wenig transparent und konnte individuellen Anforderungen nicht gerecht werden. Es fehlten Stammdatenpflege, Analysen und Genehmigungsprozesse. Das Unternehmen suchte nach einer Plattform, die komplexe Genehmigungsstrukturen bewältigen konnte, ein faires Preismodell bot und kontinuierlich weiterentwickelt wurde.

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Die Lösung: Maßgeschneiderte Genehmigungsverfahren, Kataloge und ERP-Integration

Hivebuy wurde schrittweise in verschiedenen Regionen eingeführt. Im Mittelpunkt steht das Vier-Augen-Prinzip: Jede Ausgabe wird von der für die Kosten verantwortlichen Person genehmigt, und Genehmigungen können im Falle einer Abwesenheit delegiert werden. Mitarbeiter geben Bestellungen über einen internen Katalog mit über 4.000 Varianten sowie über Punch-out-Kataloge auf . Durch die Integration mit Microsoft Dynamics 365 werden Kostenstellen und Kostenobjekte automatisch auf dem neuesten Stand gehalten.

3

Das Ergebnis: 25 % mehr Bestellungen über das System, weniger eigenmächtige Einkäufe

Derzeit werden täglich etwa 100 Bestellungen über Hivebuy abgewickelt , und die Zahl steigt weiter.Über 500 aktive Nutzer arbeiten mit der Plattform, und die Zahl der unkoordinierten Einkäufe ist bereits nach nur neun Monaten messbar zurückgegangen. Erfahren Sie in der vollständigen Fallstudie, welche Anforderungen Securitas an die Plattform stellte, wie die regionale Einführung verlief und was als Nächstes geplant ist.

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