Projektausgaben kontrollieren, ohne den Workflow zu bremsen

Eine Einkaufssoftware für Dienstleister muss drei Anforderungen erfüllen: Sie muss individuelle Freigabeprozesse abbilden, gerade wenn Besteller für mehrere Abteilungen oder Standorte bestellen. Sie muss schnelle Genehmigungen ermöglichen, weil Dienstleistungsunternehmen keine Zeit für E-Mail-Schleifen haben. Und sie muss sich flexibel an unterschiedliche Standortstrukturen anpassen, ohne in Bürokratie auszuarten. Hivebuy erfüllt alle drei Anforderungen und ist bei führenden Dienstleistungsunternehmen wie Securitas im produktiven Einsatz.

In Hivebuy wird jede Ausgabe automatisch vom Kostenverantwortlichen genehmigt, das Vier-Augen-Prinzip kann standardmäßig hinterlegt werden Genehmigungsregeln sind nach Betrag, Kategorie, Kostenstelle oder Standort flexibel konfigurierbar. Im Vertretungsfall können Freigaben delegiert werden, ohne dass der Prozess bricht. Bei Inaktivität eskaliert Hivebuy automatisch — operative Vorgänge werden nicht durch Abwesenheiten blockiert.

Dienstleistungsunternehmen arbeiten oft mit umfangreichen internen Katalogen, von Arbeitsausrüstung über IT-Equipment bis Bürobedarf. Hivebuy verwaltet interne Kataloge mit tausenden Varianten zentral und bindet Punch-Out-Kataloge zu Lieferantenshops nahtlos an. Bei Securitas etwa sind über 4.000 Artikelvarianten und vier Punch-Out-Kataloge produktiv im Einsatz. Mitarbeitende bestellen aus vordefinierten Standards, Compliance ist automatisch sichergestellt.

Hivebuy ist eine cloudbasierte Lösung und in der Regel innerhalb weniger Stunden produktiv einsatzbereit — ohne IT-Projekt, ohne externe Berater. Bei größeren Organisationen mit mehreren Regionen oder Standorten empfiehlt sich ein schrittweiser Rollout, um eine reibungslose Umstellung zu gewährleisten. Securitas hat Hivebuy in dieser Weise regional ausgerollt und konnte so bereits nach wenigen Monaten signifikante Erfolge messen.

Hivebuy bietet produktive Standardintegrationen mit den führenden ERP- und Finanzsystemen, die bei Dienstleistern verbreitet sind: Microsoft Dynamics 365 Business Central, SAP S/4 HANA, SAP Business One, NetSuite, DATEV und d.velop. Stammdaten wie Kostenstellen und Kostenträger werden bidirektional synchronisiert, automatische Rechnungszuweisung und -kontrolle laufen ohne manuelle Eingriffe. Bei Securitas erfolgt die Aktualisierung über eine Schnittstelle zu Microsoft Dynamics 365.

SAP Ariba und Coupa sind Enterprise-Procurement-Plattformen für Konzerne ab mehreren tausend Mitarbeitenden, mit Implementierungsprojekten von 12 bis 24 Monaten. Hivebuy positioniert sich als moderne, schnell einsetzbare Alternative — für Mittelstand und gehobenen Mittelstand bei Dienstleistern: Live in Stunden statt Monaten, ohne Beratungsaufwand, mit deutscher Nutzeroberfläche und einer Architektur, die explizit für individuelle Freigabestrukturen und dezentrale Standortverbünde entwickelt wurde.

Maverick Spending verursacht bei dezentral organisierten Dienstleistern typischerweise 15–25 % Mehrkosten. Hivebuy verhindert das auf drei Ebenen: Erstens werden Bestellungen automatisch gegen Budgets, Rahmenverträge und genehmigte Lieferanten geprüft. Zweitens empfiehlt der Savings Agent die optimale Bezugsquelle bei jeder Anfrage. Drittens erhält das Einkaufsteam in Echtzeit Sichtbarkeit über alle Bestellaktivitäten. Securitas konnte auf diese Weise innerhalb von 9 Monaten Maverick Buying signifikant reduzieren.