Hivebuy unterstützt Integrationen mit den gängigsten ERP-Systemen im europäischen Mittelstand und Enterprise-Bereich: SAP S/4 HANA (Cloud, Private Cloud und On-Premise), SAP ECC (On-Premise), SAP Business One, Microsoft Dynamics 365 Business Central (SaaS, Private Cloud und On-Premise) sowie NetSuite. Zusätzlich ist eine Integration mit DATEV über DATEV Unternehmen Online (DUO) per QR-Code-Scan möglich.

Was genau wird über die ERP-Integration synchronisiert?

Die Integration deckt zwei Datenkategorien ab:

Transaktionale Daten — Bestellungen und Rechnungen: Hivebuy überträgt genehmigte Bestellungen in Echtzeit bidirektional ins ERP, inklusive Artikel-, Bestell- und Kostenstellendaten. Rechnungsdaten werden nach abgeschlossenem Freigabe-Workflow vollständig übergeben, sodass im ERP nur noch gebucht wird.

Stammdaten — Lieferanten, Kostenstellen, Projekte: Hivebuy synchronisiert Stammdaten automatisch aus dem ERP zurück. Bei Microsoft Dynamics 365 Business Central erfolgt dies über ein Webhook-Abonnement, das Änderungen in Echtzeit an Hivebuy übermittelt — so arbeiten Einkäufer immer mit aktuellen Daten, ohne manuelle Pflege.

Die vollständige technische Dokumentation zu allen Integrationen findest du unter documentation.hivebuy.de.

Das hängt vom ERP-System ab. SAP Business One und Microsoft Dynamics 365 Business Central (SaaS) sind in der Regel innerhalb von 1–2 Wochen live. DATEV lässt sich in unter 10 Minuten anbinden. Die technische Einrichtung erfolgt mit Unterstützung des Hivebuy-Teams - IT-seitig ist kein aufwendiges Customizing notwendig.

Nein, das ist einer der zentralen Vorteile von Hivebuy. Cloud-basierte Systeme wie SAP S/4 HANA Public Cloud oder Business Central SaaS werden per REST-API direkt verbunden, ohne zusätzliche Infrastruktur auf Kundenseite. Bei On-Premise-Systemen wird ein leichtgewichtiger On-Premise-Agent installiert, der eine ausgehende HTTPS-Verbindung aufbaut, ohne dass eingehende Firewall-Ports geöffnet werden müssen.

Ja. SAP ECC (On-Premise) wird vollständig unterstützt, auch ohne native REST-API. Die Anbindung erfolgt über SAP RFC (Remote Function Call) und einen On-Premise-Agent. Hivebuy kann dabei sowohl Bestellanforderungen (BANF) als auch direkte Bestellungen anlegen, je nach Belegtyp und Konfiguration.

Hivebuy überträgt genehmigte Bestellungen in Echtzeit per Webhook an Business Central, inklusive Bestellpositionen mit Kostenstellen- und Projektzuordnung. Gleichzeitig synchronisiert Hivebuy Lieferanten-Stammdaten automatisch aus Business Central zurück, sodass Einkäufer immer mit aktuellen Lieferantendaten arbeiten. Beide Prozesse laufen vollautomatisch im Hintergrund.

Ja, das ist der entscheidende Unterschied zu klassischen ERP-getriebenen Prozessen. Die Budgetkontrolle erfolgt in Hivebuy bereits im Moment der Bedarfsmeldung, bevor die Bestellung angelegt wird. Einkäufer sehen ihr verbleibendes Budget in Echtzeit direkt beim Auslösen einer Bestellung - unabhängig davon, welches ERP-System im Hintergrund läuft.

Schlägt die Übertragung fehl, wird der zuständige Administrator automatisch benachrichtigt - per E-Mail oder direkt über Microsoft Teams, je nach Systemkonfiguration. Die Bestellung bleibt in Hivebuy gespeichert und kann nach Behebung des Problems manuell erneut übermittelt werden. Doppelerfassungen im ERP werden durch eine automatische Deduplizierungsprüfung vor jeder Übertragung verhindert.

Ja, alle genannten Integrationen sind bereits produktiv im Einsatz. Zwei Beispiele mit ausführlichen Case Studies:

Tennis Point × SAP S/4 HANA: „Heute läuft der komplette Rechnungsprozess in Hivebuy. In SAP passiert danach fast nichts mehr — außer der Zahlung." — Thomas Jung, Head of Accounting bei Tennis Point.

LGI (Logistics Group International) × d.velop × SAP: LGI digitalisierte mit Hivebuy und d.velop Invoices seinen gesamten indirekten Einkauf — 70.000 Belege jährlich, zuvor papierbasiert. In nur 10 Wochen wurde die integrierte Lösung live gestellt: Hivebuy übernahm Self-Service-Einkauf mit automatisierten Freigaben und Echtzeit-Budgetkontrolle, d.velop das automatische Matching von Bestellung und Rechnung bis zur Buchung in SAP. Das Ergebnis: 80 % geringere Prozesskosten, 4 freigesetzte FTE und ein ROI von über 340 %.

Am schnellsten in einem persönlichen Demo-Gespräch. Unser Team zeigt, wie die Integration für die konkrete ERP-Konstellation aussieht und wie schnell Sie live gehen können.